Invicta unifie Planification, Analyse Financière et Business Intelligence dans une seule et même plateforme

Le groupe Invicta est une entreprise industriellefranco-italienne de 400 salariés qui a ses racines dans les Ardennes en France, mais rayonne aujourd’hui à travers l’Europe pour produire et distribuer des systèmes de chauffage au bois. Invicta est le premier fabricant européen de chauffage au bois en termes de nombre d’appareils produits.

S’appuyant sur un outil de production performant, sa fonderie et son émaillerie lui permettent de proposer une large gamme de produits, et d’apporter chaque année de nouvelles innovations en termes de design et de technologie.

« Le marché du chauffage au bois est extrêmement fragmenté en Europe, avec un grand nombre d’acteurs, notamment des sociétés familiales. » déclare M. Lionel Lascaux, Directeur Général Finance du Groupe Invicta.

L’entreprise est détenue depuis 2013 par un fond d’investissement avec la vocation de devenir un acteur majeur de la consolidation du marché. 

Le Contexte

« Nous avons vocation à être l’un des principaux « consolidateurs » du marché européen dans les prochaines années. », annonce Monsieur Lionel Lascaux.

C’est dans ce contexte que le LBO a été réalisé. Qualium Investissement a acquis la majorité des parts d’Invicta en 2013.

Invicta a alors été confronté à une problématique assez classique quand une entreprise familiale est reprise par un fond d’investissement. Les besoins en reporting et en analyses demandés par le fond d’investissement n’étaient pas en phase avec l’organisation d’une entreprise familiale, avec une culture du pilotage financier assez limitée. Le besoin en pilotage de la trésorerie était un sujet particulièrement important, comme pour toute opération de LBO. En outre, les opérations de croissance externe comme l’acquisition de Caminetti Montegrappa ont accru ce besoin de pilotage financier.

« C’est dans ce contexte que j’ai pris mes fonctions, notamment pour mettre en œuvre ce projet de pilotage de la performance. », déclare Monsieur Lionel Lascaux.

Suite à ce diagnostic, l’une des premières décisions prises par M. Lascaux fut de structurer une équipe à même de mettre en place le pilotage financier.

Néanmoins, Invicta s’est rapidement heurté à des problématiques de données difficilement exploitables qui engendraient des temps de traitement trop longs. De plus, un manque d’homogénéité des données issues des différents services, engendrait des difficultés d’alignement des intérêts entre les différentes parties prenantes. Enfin, la dimension prospective était presque absente.

Lionel Lascaux est très clair dans son constat:

« Au bout de quelques mois, le projet de mise en place d’une solution de pilotage de la performance est apparu comme une évidence. »

Le projet

Il était important pour la société de disposer d’une solution unifiée pour l’ensemble du groupe qui permette à la fois de couvrir l’aspect reporting, mais aussi l’élaboration budgétaire et la modélisation.

« Après avoir fait une étude de marché, réalisé un appel d’offre et « shortlisté » 4 solutions, nous avons sélectionné Board qui nous semblait la mieux à même de répondre à nos attentes. En effet, Board nous permettait non seulement d’avoir une vision des résultats passés avec ses capacités de Business Intelligence, mais aussi de modéliser notre planification, qu’elle soit financière, commerciale ou industrielle. », explique le DG Finance. 

Invicta souhaitait une solution évolutive, ergonomique et simple dans son utilisation, capable de restituer et combiner nativement des informations tant financières qu’opérationnelles. Il fallait conjuguer à la fois des croisements analytiques, la comparaison des résultats, une capacité de prévision et de modélisation.

« La prise en main paraissait extrêmement simple, ne nécessitait pas de paramétrages complexes et était donc maîtrisable par les équipes du contrôle de gestion qui devait prendre en main le pilotage du projet sans le recours à des ressources informatiques. Enfin, la solution d’intégration proposée par l’éditeur a fini de nous convaincre. », renchérit Lionel Lascaux.

Le projet a commencé par la mise en place du reporting financier puis, immédiatement après, le reporting commercial.

L’étape suivante a été l’intégration du reporting des stocks et de la production. Une fois la mise en place des différents reportings effectuée, Invicta a pu mettre en place la modélisation budgétaire et les reprévisions mensuelles de l’ensemble de ces éléments.

Enfin, un rapport servant de support aux Sales & Operations meetings a été conçu pour affiner le pilotage des besoins de production.

« Tous ces éléments ont permis de modéliser finement notre besoin en fonds de roulement et d’optimiser notre trésorerie. Aujourd’hui, nous disposons d’une solution unifiée qui permet d’avoir une vision globale de la performance de chaque société et de chaque activité du groupe. », précise le DG Finance.

Grâce à un accompagnement du début à la fin du projet par des acteurs et experts spécialisés dans leur domaine (Board et son partenaire), Invicta a pu avancer avec sérénité, en optimisant le temps de mobilisation sur le projet. L’équipe finance a pu se concentrer sur les phases clés du chantier en bénéficiant d’un accompagnement qui a couvert :

• La définition d’un cahier des charges et du besoin,
• La consultation et le choix de la solution idoine
• La définition d’un plan projet sûr et ambitieux
• Le pilotage de la mise en œuvre.

Avantages et Bénéfices

« Aujourd’hui Board est un outil qui permet à tout le management d’avoir accès en permanence à l’information sur la globalité de l’entreprise. A titre d’exemple, notre Président est lui-même un utilisateur autonome et quotidien, et nous nous servons de Board pour animer nos comités de Direction. », précise Monsieur Lascaux.

Chez Invicta, les employés n’ont plus à consacrer un temps précieux à s’envoyer des fichiers Excel, à les vérifier et à les compiler, puisque tout est automatisé. Ils ont davantage de temps pour l’analyse et pour faire des recommandations.

Par ailleurs, les reportings pour les actionnaires sont à présent extrêmement simples à produire, puisqu’ils sont la compilation d’informations déjà utilisées en interne.

Aujourd’hui, la Direction Financière est en mesure de lire et anticiper rapidement la rentabilité par client, par produit et au croisement des deux. Board participe également à la sécurisation du plan de production et à la gestion des stocks.

Si l’on aborde la question des prochains projets avec Board, Monsieur Lionel Lascaux conclu :

« Nous souhaitons automatiser et fiabiliser nos prévisions commerciales grâce aux outils prédictifs qui commencent à être proposés par Board. »