Combinazione perfetta tra dimensione economico-finanziaria e attività operative in Delos Power

Delos Power è un Gruppo italiano di asset management e O&M di impianti di produzione di energia da fonte fotovoltaica e gestisce tutti gli impianti di proprietà dei fondi di investimento alternativo immobiliare riservati Tages Helios e Tages Helios II gestiti da Tages Capital SGR S.p.A.. Delos Service, società del Gruppo Delos grazie al team di professionisti altamente qualificati, sta supportando i fondi Tages nella rapida crescita che si sta realizzando attraverso operazioni di acquisizioni, fusioni e rifinanziamenti effettuate in circa cinque anni, che ha permesso di investire in impianti per un valore complessivo superiore al miliardo di Euro, raggiungendo i 405 MW di potenza installata.

Il filo conduttore del progetto Board in Delos Power è l’unificazione, che si è ottenuta integrando tra loro l’area finance con le attività operative proprie degli impianti di produzione, creando un processo end-to-end che si articola in planning e budgeting economico-finanziari; reporting e analytics eseguibili attraverso tutto il patrimonio informativo del Gruppo, incluso il monitoraggio delle performance degli impianti e della loro produttività; fino all’intero ciclo di consolidamento di bilancio.

La prima area in cui Board è stato implementato è l’intero ambito del controllo e dell’analisi, creando un Single Point of Truth alimentato direttamente dall’ERP aziendale. In questo modo la piattaforma Board è diventata per Delos una centrale di comando, una control tower, per le attività quotidiane, dove le informazioni operative sono sempre allineate – in tempo reale - con i dati della contabilità. Per l’azienda è fondamentale avere un punto di riferimento informativo capace di coniugare il Finance con l’Operations, soprattutto in un gruppo come Delos, dove la struttura societaria è molto complessa e costituita da oltre 60 società e da 174 impianti che possono essere declinati per varie dimensioni (portafoglio di acquisizione, aree geografiche, banche finanziatrici etc.) creando diversi consolidati e sub consolidati:

“All’interno della piattaforma Board siamo riusciti a riprodurre in modo chiaro la nostra struttura societaria, ottenendo una gestione molto flessibile.” – ha dichiarato Marco Sterpi, Head of Reporting, Finance & Treasury. “Infatti, quando acquistiamo un nuovo impianto, l’aggiornamento della struttura è molto facile da implementare perché possiamo lavorare direttamente sul database di Board e importare automaticamente le informazioni contabili dall’ERP aziendale grazie alla perfetta comunicazione tra la BI della piattaforma e il nostro gestionale”.

L’unificazione dei processi di analytics e reporting dimostra la sua piena efficacia e utilità nel confronto e nella integrazione tra i dati dei ricavi contabilizzati dall’area finance e quelli dei ricavi che provengono dal sistema proprietario di monitoraggio impianti di Delos, suddivisi per tipologia (ricavo proveniente da incentivo, da energia elettrica o da garanzie d’origine):

“Grazie a Board abbiamo realizzato una sinergia molto veloce e intelligente tra il Controllo di Gestione e l’Area Operations, così da ottenere una maggiore qualità delle informazioni, una sicura validazione di esse e l’uniformità del dato attraverso tutta l’organizzazione, oltre a minimizzare l’utilizzo di fogli di calcolo e ridurre notevolmente i margini di errore” – ha commentato Massimo Travella.

La qualità del dato funge da base solida per costruire analisi e report, in particolare analisi dei costi per determinati periodi, società, conto Co.Ge, sia a livello di overview che di dettaglio, considerando anche le variazioni tra anno in corso e anno precedente, e tenendo costantemente sotto controllo il differenziale tra budget e consuntivo. Come sottolinea Marco Sterpi,

“Le funzionalità di Board ci permettono di rappresentare il nostro patrimonio informativo in una big picture a partire da cui focalizzarci su diversi livelli di granularità, a seconda delle nostre esigenze, ad esempio, sul singolo portafoglio, su ciascuna società appartenente a quel portafoglio determinato, fino ad arrivare al singolo impianto produttivo”

Delos inoltre ha costruito con Board una applicazione, che permette graficamente ed in modo intuitivo di analizzare i costi in modo da identificare l’incidenza percentuale di ciascuna voce di costo, business unit o società rispetto al costo complessivo ed il relativo budget.

“L’introduzione di queste nuove applicazioni di Board ci ha portato un grande risparmio di tempo perché, in precedenza, dovevamo dedicare molte ore per attività che erano meramente propedeutiche all’analisi vera e propria. Infatti dovevamo scaricare dall’ERP, uno alla volta, circa 60 bilanci di verifica– pari al numero delle società gestite - importarli su fogli di calcolo e collegarli tra loro tramite tabelle pivot. Prima di adottare la soluzione Board, solo per essere pronti a cominciare l’analisi dei dati, dovevamo spendere più giornate di lavoro in attività di preparazione dei file!” – ha ricordato Marco Sterpi.

Anche a livello di controllo Delos utilizza applicazioni costruite con Board, tra cui l’analisi degli intercompany (IC matching) sfruttando funzionalità di drill-down avanzate. A tal fine, Delos ha raggruppato con dei criteri ben precisi i conti Co.Ge. intercompany: dai finanziamenti tra la società madre e le sue sussidiarie alle prestazioni di servizi oppure di consolidamento fiscale. Come ha affermato Marco Sterpi,

“Avendo una struttura organizzativa molto complessa e stratificata, in Delos si generano intercompany – sia economici che patrimoniali – che richiedono una gestione altrettanto complessa e impegnativa. Utilizzando Board, assegniamo a ciascun conto Co.Ge. intercompany un “tag” in base alla diversa natura del conto creando specifici raggruppamenti. Otteniamo quindi una gestione decisamente più facile e fruibile, grazie a funzionalità di selezione intuitive e immediate, aumentando così la velocità nell’esecuzione di questo importante processo di controllo”.

UNA PIANIFICAZIONE COLLABORATIVA: FINANCE E OPERATIONS IN UN UNICO AMBIENTE DI PERFORMANCE MANAGEMENT

L’ambiente di BI sulla piattaforma Board è perfettamente integrato con il processo di financial planning di Delos: la base informativa che alimenta la pianificazione è infatti la stessa su cui sono effettuate le analisi e da cui vengono generati i report. In tal modo l’Office of Finance di Delos è in costante allineamento con le operations non solo per quanto riguarda la business intelligence, ma anche per tutte le fasi di budgeting finanziario:

“L’inizializzazione del budget con la soluzione Board ci consente di caricare le informazioni dai dati consuntivi oppure da quelli provenienti dai budget precedenti, per ciascuna voce di costo. Ciò significa che possiamo costruire diverse versioni di budget a seconda delle esigenze aziendali, evitando che ci sia una proliferazione di fogli di calcolo scollegati tra loro.”

La collaborazione in tempo reale tra i team responsabili della programmazione e controllo economico-finanziari di Delos con i team delle attività operative si rivela molto efficace anche in caso di modifiche, dovute alle variazioni che provengono dalle performance degli impianti di produzione. Come ha sottolineato Marco Sterpi,

“L’unificazione che Board ci fornisce, sia tra Planning e Analytics, sia tra le dimensioni di finance e non-finance, ci permette di gestire le modifiche in modo molto semplice. Ad esempio possiamo valutare il singolo portafoglio e declinare il budget per conto Co.Ge, singola reporting unit, fornitore oppure singolo impianto. Inoltre siamo in grado di costruire un workflow per tipo di portafoglio, così da tenere sotto controllo tutte le fasi di pianificazione, in un processo interattivo e collaborativo”.

UN DIALOGO INTELLIGENTE TRA SISTEMA DI MONITORAGGIO E PIATTAFORMA DI DECISION-MAKING

La completa sinergia e la totale integrazione dell’area Finance con l’area Operation e il Controllo di Gestione sono ottenute grazie alla capacità di Board di interagire in modo intelligente con il sistema proprietario che Delos utilizza per monitorare gli impianti. Questo sistema di monitoraggio raccoglie una enorme molteplicità di informazioni che provengono dai diversi componenti degli impianti: 500 contatori, 2000 inverter, 5000 quadri di campo, etc.:

“si tratta di circa 7 miliardi di record da cui Board attinge solo i dati che servono per i processi di reporting operativo e di analytics, e quindi per il planning e budgeting economico-finanziari.” – ha affermato Marco Sterpi. “Grazie a questa interazione riusciamo ad avere una standardizzazione e industrializzazione end-to-end dei processi di BI e Corporate Performance Management. Infatti possiamo verificare in tempo reale se le informazioni finanziarie contabilizzate coincidano o meno con quelle operative registrate dagli impianti. Non solo: i ricavi importati in ambiente Board sono utilizzabili automaticamente nelle analisi what-if grazie alle funzionalità di simulazione e business modeling della piattaforma.”

“Tra le varie dashboard che rappresentano l’interazione tra Finance e Operations, vorrei ricordare quelle che ci mostrano l’impianto migliore e quello peggiore in termini di produzione, redditività rispetto al budget e rispetto all’anno precedente. Analoghe valutazioni si possono effettuare analizzando l’irraggiamento medio per aree geografiche”. – ha continuato Marco Sterpi.

GUIDARE IL CONSOLIDAMENTO DI BILANCIO

A completamento del processo di analisi e pianificazione, Delos si avvale della soluzione di Financial Consolidation sviluppata con Board per creare consolidati a livello di singolo portafoglio e sub-holding, fino a generare il Bilancio Consolidato di Gruppo. Dopo aver importato i dati direttamente dalla contabilità, e quindi dall’ERP aziendale, vi è la possibilità di integrare il risultato di questo processo con eventuali scritture gestionali. La fase successiva di riconciliazione delle partite intercompany è limitata solo alle società la cui contabilità non è gestita direttamente da Delos in quanto, come riportato precedentemente, gli intercompany delle società interne, vengono verificati giornalmente dal Controllo di Gestione utilizzando l’applicazione di Board che esegue un check preventivo sulle riconciliazioni tramite specifiche regole di elisione per determinati conti.

“Con Board siamo anche in grado di analizzare – all’interno dello stesso ambiente in cui è implementato il processo di consolidamento – i rapporti tra le società del nostro Gruppo, osservando ad esempio il dettaglio tra i debiti e i crediti commerciali o finanziari di una o più società oggetto di analisi” – ha aggiunto Marco Sterpi.

Dopo aver inserito - nella fase successiva di adjustment - eventuali scritture gestionali al di fuori di quelle previste dal consolidamento standard, si lancia la procedura di consolidamento vero e proprio, che termina con la generazione del consolidato e sub consolidati e relativa  reportistica. Fondamentale è la possibilità di visualizzare tutte le fasi (caricamento, metodo di elisione, principi contabili applicati, etc.) del consolidamento. La soluzione Board Financial Consolidation consente di gestire anche tutta la fase di disclosure, basandosi su un processo di raccolta e approvazione delle diverse parti di bilancio che andranno a costituire la documentazione richiesta.

“L’utente finale Board del team finance è molto facilitato in queste procedure perché può avvalersi delle feature del software in modo pienamente autonomo e self-service” – ha concluso Marco Sterpi.