End-to-end Planning e Scenario Management nel Gruppo Bauli

Con la terza generazione della famiglia alla guida, il Gruppo Bauli rappresenta un equilibrio perfetto tra la tradizione e l’innovazione. La nascita del Gruppo risale al 1922, quando un panettiere di Verona, Ruggero Bauli, fondò Bauli puntando su una antica ricetta per il pandoro. Nel corso degli anni il Gruppo si è allargato anche alle croassanterie e alla produzione di biscotti e cracker. Dopo 100 anni di successo, questa azienda familiare è conosciuta e amata in tutto il mondo con marchi famosi come Bauli, Motta, Alemagna, Doria, Bistefani e Casalini. Le 260 tipologie di prodotti del Gruppo sono infatti venduti in oltre 70 Paesi.

Una soluzione di planning e reporting per diversi business model

I dolci di ricorrenza (dedicati ad esempio a Natale, Pasqua, etc.) sono il settore principale del Gruppo. La tradizione del pandoro di Verona affonda le sue radici all’inizio del secolo scorso ed è tutt’oggi uno dei prodotti di Bauli più amati. Con le acquisizioni degli ultimi anni il Gruppo ha cominciato a produrre anche prodotti continuativi, come cracker, biscotti e croissaint. Questa business unit è diventata sempre di più un pilastro dell’azienda, tanto da affiancarsi al tradizionale business della ricorrenza. Come sottolinea Matteo Baldi, Responsabile BI in Bauli,

per un Gruppo come il nostro è molto importante avere una soluzione di pianificazione in grado di gestire e controllare differenti business model, perché la programmazione delle vendite dei nostri prodotti di ricorrenza segue un trend diverso da quella dei continuativi. Avevamo bisogno quindi di un software flessibile, capace sia di recepire questa differenza, sia di consolidare le informazioni nella fase di reportistica conclusiva.

Board è stato selezionato da Bauli come piattaforma decisionale per i processi di planning e forecasting, analisi, reporting, e scenario management, dimostrandosi in molti anni di utilizzo la scelta giusta per l’azienda. Board, infatti, ha fornito a Bauli un ambiente completo e all-in-one di Business Intelligence e Performance Management che si evolve costantemente a livello tecnologico, garantendo sempre una grande facilità di implementazione e di utilizzo, e insieme grandi prestazioni di simulazione e analisi dei dati.

Fin dall’introduzione in azienda, Board è stato capace di adattarsi in poco tempo alle esigenze di business: dopo una iniziale valutazione dei requisiti del Gruppo, è stato creato un prototipo per la gestione delle informazioni di un Conto Economico. Già da questa prima applicazione, la piattaforma ha fornito all’azienda avanzate funzionalità non solo per il reporting, ma anche per i processi di budgeting e per generare scenari di business alternativi in real-time.

Pianificazione delle vendite end-to-end

L’utilizzo di Board si è esteso a tutte le fasi della pianificazione delle vendite, integrando diverse business function dell’organizzazione: il controllo di gestione, l’area sales, la supply chain e il finance.

Con Board il flusso delle informazioni è ordinato e standardizzato, la profilazione e la segmentazione dei dati è adeguata alle nostre esigenze di programmazione per singola campagna commerciale, e riusciamo a pianificare tenendo conto di molteplici grandezze, arrivando fino all’incrocio cliente-prodotto per ogni riga del nostro Conto Economico – ha commentato Matteo Baldi.

Il processo di Sales Planning di Bauli con l’applicazione di Board inizia con la programmazione dei volumi di vendita, espressi in quintali, per ciascuna delle dimensioni analitiche, ad esempio per campagna commerciale e per cliente. Questa prima fase è gestita dal controllo corporate, ma è agilmente integrata con altre aree dell’organizzazione, come la rete vendita, in quanto i commerciali possono modificare i valori direttamente nella stessa applicazione software – ad esempio introducendo degli sconti.

La seconda fase della pianificazione consiste nel pricing per la gestione dei listini. Anche in questo caso il controllo corporate è l’attore principale del processo, insieme ai commerciali che possono sia effettuare un manual adjusting dei prezzi, sia inserire nuovi prodotti:

Nella fase di pricing riusciamo con Board ad avere un dato che ci dà già visibilità sul trend futuro, e i nuovi prodotti inseriti andranno in assortimento nell’esercizio successivo – ha commentato Matteo Baldi.

Queste prime due fasi del processo sono perfettamente integrate con la supply chain, per cui i responsabili di produzione e della logistica  possono consultare i valori inseriti, ciascuno secondo il proprio ruolo aziendale, in modo da poter programmare al meglio le attività.

Nella terza fase vengono pianificate una serie di grandezze riguardanti le condizioni commerciali, tra cui gli sconti in fattura o fuori fattura, i costi del marketing, i costi del venduto e i costi di distribuzione.

Grazie all’integrazione del processo di Sales planning attraverso diverse aree aziendali, siamo riusciti con Board a ottenere continuità e coerenza tra quanto pianificato dal controllo corporate e dalla rete vendita e la programmazione della supply chain. Ad esempio le informazioni sui volumi di vendita sono utilizzati dalla produzione e logistica per pianificare i propri costi – ha sottolineato Matteo Baldi.

L’ultimo step di pianificazione consiste in una attività di reporting avanzato che fornisce al Gruppo Bauli un Conto Economico declinato per cliente-prodotto, ma navigabile anche per altre componenti significative per l’azienda, come ad esempio la singola campagna, l’area geografica, etc. A partire da queste informazioni, Bauli utilizza Board sia per effettuare uno spending control del Gruppo, sia per generare, esaminare e confrontare diversi scenari di business.

Budgeting, forecasting e scenario management in un unico ambiente multidimensionale

Dopo che tutti gli stakeholder del processo di pianificazione hanno inserito i dati di propria competenza e il controllo corporate ha validato il processo, si effettua il completamento del Conto Economico, utilizzando sempre la piattaforma Board. In essa il Conto Economico è declinabile in diverse dimensioni: time; cliente; prodotto, campagna, società e divisione, Paese, valuta. Come nota Matteo Baldi,

In un Gruppo come Bauli, dove le due principali business unit sono dedicate rispettivamente ai prodotti delle ricorrenze e a quelli continuativi, la dimensione temporale è importantissima. Infatti per i prodotti continuativi la programmazione delle vendite avviene mensilmente, mentre per le ricorrenze ragioniamo con range temporali più ampi del singolo mese, in base alla campagna collegata (ad esempio per il Natale consideriamo un periodo che va da novembre a gennaio). Grazie a Board riusciamo a gestire facilmente questa differenza. Non solo: siamo anche in grado di “mensilizzare” la programmazione delle ricorrenze in fase di consolidamento delle due business unit, per avere anche un risultato che integri i due diversi approcci di budgeting.

L’applicazione di Board consente al Gruppo Bauli anche di generare dei forecast, rivedibili ogni mese in base ai dati actual e perfettamente integrati con la creazione di report che confrontano e analizzano le varie versioni di budget programmate, considerandolo mano a mano che le informazioni actual progrediscono. In questo modo il management può valutare gli scostamenti per tutte le dimensioni commerciali: campagna, riga di Conto Economico, prodotto e cliente.

In precedenza potevamo generare solo una proposta di budget. Ora invece, con Board, riusciamo a creare diverse versioni di budget, confrontare forecast sottomessi in momenti differenti durante l’anno e analizzare diversi scenari di business, utilizzando sempe la stessa piattaforma. Questo è sicuramente un plus per un’azienda del nostro settore, visto anche i tempi di incertezza che caratterizza il mercato di questi anni. – ha dichiarato Matteo Baldi