Digital Finance Transformation in KPMG Germany

KPMG è una rete di società che conta oltre 189.000 collaboratori in 152 paesi. Anche in Germania, KPMG è tra le società leader nel settore della revisione contabile e della consulenza aziendale, dove è presente con circa 10.200 collaboratori e oltre 20 sedi. I suoi servizi comprendono i settori di Audit, Tax, Law, Consulting e Deal Advisory.

La divisione Audit è dedicata alla verifica dei bilanci aziendali e consolidati; la divisione Tax rappresenta l’attività di consulenza fiscale di KPMG, mentre la divisione Law affianca competenze giuridiche a conoscenze specialistiche tali da fornire un servizio completo e di respiro internazionale. I settori Consulting e Deal Advisory combinano know-how di livello specifico con tematiche relative a economia aziendale, normativa e studio delle operazioni commerciali.

KPMG ha acquisito una specializzazione trasversale ai settori più rilevanti del mercato, in cui confluisce il know-how di esperti di livello mondiale, contribuendo dunque all’altissima qualità della consulenza.

La sfida

I temi della digitalizzazione e la prospettiva del luogo di lavoro del futuro sono molto sentiti in tutti i settori del mercato e in ogni area dell’organizzazione. Essi implicano importanti sfide e rischi, ma al contempo offrono enormi opportunità alle imprese, ai partner e ai collaboratori.

Nel 2016, KPMG Finance ha dato vita al programma Finance 2020 allo scopo di affrontare le sfide del futuro e il ruolo della finanza nell’azienda. Il programma include il rafforzamento dell’automazione dei processi e la loro radicale ottimizzazione, nonché un'evoluzione del proprio ruolo verso una figura di Finance Business Partner con competenze dedicate e un approccio imprenditoriale.

La situazione del 2016 illustrava chiaramente gli ostacoli da superare in fase di pianificazione per realizzare questi progetti ambiziosi:

• Processi altamente onerosi: La percezione dei dipendenti in merito ai processi di pianificazione pre-esistenti era quella di un grande sforzo sia tecnico che organizzativo. Predominava la sensazione di trovarsi perennemente invischiati in un processo lungo e troppo complicato.
• Procedure di coordinamento dispendiose: I processi di pianificazione hanno sempre richiesto un ingente confronto a livello personale e un gran numero di colloqui. A causa del livello di dettaglio richiesto e delle interdipendenze tra i progetti era necessario troppo tempo per ottenere le informazioni rilevanti ai fini gestionali.
• Pianificazioni top-down o bottom-up: La pianificazione mancava della flessibilità necessaria. Dal punto di vista tecnico non era possibile combinare insieme la pianificazione top-down con quella bottom-up
• Obsolescenza e approccio “a silos”: Gran parte della documentazione di pianificazione era creata su applicazioni stand-alone come Excel o PowerPoint. Ciò rendeva più difficile lo scambio rapido di informazioni. Le potenzialità offerte dalle tecnologie nel settore della pianificazione non erano state esplorate del tutto e l’ambiente di sistema esistente si stava rivelando - nel medio termine – limitato sia per capacità che per funzionalità.
• Calcoli individuali: I diversi dipartimenti avevano spesso obiettivi di pianificazione non allineati tra loro. Ciò ha reso notevolmente più difficile la standardizzazione dei processi. Un ambiente di pianificazione così complesso comportava un dispendio elevato per effettuare verifiche e migrazioni di dati.
   

Inoltre, fino a quel momento, si tendeva a focalizzare la raccolta e l’analisi soprattutto sui dati di tipo finanziario. L’analisi delle cause di scostamento dal budget, ad esempio, era possibile soltanto a seguito di una intensiva raccolta dati, condotta in stretta collaborazione con le aree dell’organizzazione di volta in volta interessate. Di conseguenza le discussioni rilevanti ai fini decisionali si svolgevano in ritardo. Ciò accadeva anche per il processo di forecast che si svolgeva due volte l’anno. A tal fine erano impiegate numerose risorse per la raccolta dati, il coordinamento e la validazione. Questo processo, estremamente lungo e laborioso, faceva sì che la possibilità di controllo fosse quasi assente fino al momento della effettiva condivisione e illustrazione dei contenuti.

Per delineare una soluzione che superasse le inadeguatezze descritte finora e fosse ”a prova di futuro”, la funzione Corporate Controlling | Planning si è è posta l’obiettivo finale di migliorare l’ambiente di pianificazione. Sono stati definiti i punti cardine su cui costruire un’architettura di sistema efficiente:

• Pianificazione top-down e bottom-up: una pianificazione flessibile e agile per combinare con semplicità approcci top-down e bottom-up.
• Simulazione: L’integrazione di modelli predittivi che permetta di simulare diversi scenari già in fase di pianificazione.,
• Coordinamenti automatici: Una tecnologia futura in grado di supportare e svolgere in maniera ottimale, dal punto di vista tecnico, i processi di coordinamento.
• Integrazione completa: integrazione completa degli strumenti di pianificazione dell’ambiente di sistema esistente per creare una concatenazione ottimale di tutti i processi di pianificazione.
• Attività di reporting ad hoc: un processo di reporting flessibile, moderno e agile, basato sulla disponibilità dei dati per un consolidamento senza ritardi.

La soluzione Board

Per raggiungere questi obbiettivi KPMG ha avviato un processo strutturato di selezione e valutazione di diversi vendor. Oltre ai requisiti menzionati, si è posta attenzione anche al riassetto complessivo dei processi:

• Pianificazione one-touch: Il nuovo sistema permette di migliorare e standardizzare la struttura attuale dei processi. Partendo dalla pianificazione aziendale strategica, passando per la pianificazione commerciale, fino alla pianificazione dettagliata dei costi, si implementa un workflow coordinato in cui ad ogni livello del processo decisionale le attività sono ben definite e non necessitano di continui “rimaneggiamenti”.
• Processo di Early Warning: L’attuale processo di Forecast è sostituito da un processo di Early Warning. L’obiettivo è quello di rendere più agile e veloce l’attività di pianificazione, incrementando al contempo le capacità di controllo dei top manager. A questo scopo è stata introdotta una pianificazione tematica, avente come punto di riferimento il fatturato annuo e tale da identificare più rapidamente le aree critiche, permettendo di adottare in tempo utile le opportune contromisure. Limitando il numero di KPI al monitoraggio degli obiettivi significativi per l’organizzazione, si consente una notevole riduzione del carico di lavoro, dando più spazio alle attività di maggior valore e incorporando il processo di controllo nel reporting mensile
   

Dal punto di vista tecnologico KPMG ha voluto implementare un “Single Point of Truth” che unifichi tutti i processi di pianificazione finanziaria in modo standardizzato. Attraverso l’assegnazione delle ownership a ciascun team di progetto Finance si vuole unificare, inoltre, progettazione e sviluppo delle applicazioni da un lato, e know-how e competenze tecniche dall’altro.  Questo consente di applicare nuovi requisiti di sistema in maniera più rapida e sulla base delle specializzazioni rilevanti per ciascun progetto.

In un POC (proof of concept) di successo Board è riuscito in due giorni a sintetizzare i requisiti di processo, progettazione e pianificazione di KPMG. Grazie ai costi moderati, i fattori di rischio del progetto sono stati facilmente previsti e presi in considerazione. All’interno della rete globale di KPMG, Board è già stato implementato con successo in Svizzera e nei Paesi Bassi, favorendo ulteriormente l’adozione di Board da parte di KPMG Deutschland.

Il team dedicato ha avviato il progetto pilota per 100 utenti di Board nel periodo compreso tra dicembre 2016 e settembre 2017. I moduli di pianificazione sono stati concepiti, sviluppati e applicati su misura per il cliente. Le funzionalità per la migrazione tra i diversi ambienti di sistema e le procedure di backup sono state sviluppate appositamente per KPMG. KPMG Deutschland ha avuto a disposizione anche team di esperti in grado di fornire supporto su tutto ciò che riguarda la progettazione e l’implementazione delle applicazioni sulla piattaforma Board.

I vantaggi per il cliente

La soluzione Board rappresenta per KPMG la risposta alle esigenze di pianificazione e contribuisce in modo significativo al raggiungimento degli obbiettivi operativi dell’area Corporate Controlling | Planning. Il sistema è utilizzato soprattutto nell’ambito del Performance Management (budgeting, pianificazione e forecasting, e analisi di profittabilità) e di Business Intelligence (reportistica –  analytics).

La qualità delle informazioni nella raccolta dei dati, insieme alla trasparenza nei processi di controllo e validazione, hanno notevolmente accelerato le procedure. La possibilità di commentare le pianificazioni e inoltrarle agli interessati, anche di altri dipartimenti, a seconda delle esigenze dei diversi processi, ha incrementato la produttività dei dipendenti e ha consentito di avere più tempo da dedicare ad analisi significative, facendo evolvere così l’area Corporate Controlling | Planning in un Finance Business Partner per tutte le divisioni dell’organizzazione.

La semplicità di utilizzo delle applicazioni di Board ha permesso la creazione e la configurazione di nuovi modelli di pianificazione e report senza necessità di approfondite conoscenze in ambito informatico. In questo modo le aree dipartimentali di maggiore specializzazione hanno usufruito più facilmente degli strumenti informatici di pianificazione, favorendo un’analisi qualitativa rapida dei dati. Le funzionalità complete di pianificazione flessibile top-down e bottom-up, nonché la semplicità di consolidamento e la reportistica ad hoc, hanno contribuito a un complessivo miglioramento della qualità della pianificazione.

Tutto questo ha permesso di dedicare meno tempo alle attività amministrative. Grazie a processi snelli e standardizzati, che si integrano alla perfezione l’uno nell’altro, le informazioni rilevanti ai fini gestionali sono disponibili molto più rapidamente.

KPMG ha raggiunto il proprio obbiettivo di realizzare un ambiente unificato per i processi di pianificazione, percepito dagli utenti - su tutti i livelli - non come una imposizione, bensì come un arricchimento, che sfrutta tutte le capacità di un ambiente interattivo, insieme alle funzionalità di analisi predittiva e di simulazione e gestione di differenti scenari. Ne deriva un sistema di pianificazione il più possibile automatizzato, che guida l’utente lungo un percorso chiaro e semplice attraverso i processi di pianificazione, riducendo al minimo gli sforzi e consentendo soltanto gli aggiustamenti necessari.

In qualità di società di consulenza leader di mercato nel settore dei Professional Service, KPMG offre i seguenti consigli alle organizzazioni che vogliano implementare progetti analoghi:

• Considerare le potenzialità del POC (Proof of Concept). È l’occasione migliore per formulare nel dettaglio i requisiti chiave e per valutare l’efficacia della soluzione proposta rispetto alle esigenze individuali.
• Definire uno scopo generale esplicito e stabilire obiettivi progettuali precisi. Solo così si sarà in grado di concretizzare con successo le iniziative più ambiziose.
• Avvalersi di un team dedicato, e anche del know-how e dell'esperienza dei colleghi delle altre aree aziendali o delle diverse filiali. Ciò costituirà un contributo determinante al successo  del progetto, anche nel lungo periodo.
   

Ralph Schatten, Responsabile Controlling, KPMG AG:

“Grazie a Board, KPMG  ha raggiunto il proprio obbiettivo di realizzare un ambiente unificato per i processi di pianificazione, percepito dagli utenti - su tutti i livelli - non come una imposizione, bensì come un arricchimento, che sfrutta  tutte le capacità di un ambiente interattivo, insieme alle funzionalità di analisi predittiva e di simulazione e gestione di differenti scenari."