Financial Consolidation di nuova generazione in GPI Healthcare

Nata oltre 30 anni fa in Trentino, GPI è costantemente cresciuta nel tempo grazie a significativi investimenti in M&A e a progetti di R&D sviluppati in partnership con Università e Centri di Ricerca, nazionali e internazionali. In questo percorso GPI non ha mai perso di vista il senso più profondo del proprio lavoro: realizzare soluzioni all’avanguardia per rendere i sistemi sanitari sostenibili e migliorare la qualità della vita delle persone. L’integrazione di software, servizi e tecnologie, unita alla pluriennale esperienza maturata stando a fianco dei clienti, costituisce un concreto supporto per innovare i modelli di cura, ottimizzare i processi e contenere i costi.

Il  Gruppo ha 45 sedi operative in Italia, 11 sedi all’estero ed è presente in oltre 70 paesi, con più di 2700 clienti sia pubblici che privati. In Italia GPI è leader nel settore dei servizi di accesso alle cure e tra i principali player nel settore del software e dei servizi IT dedicati al mondo della sanità.

Le soluzioni proposte dal Gruppo sono frutto di una visione chiara: un modello di sanità universalistico che mette al centro i bisogni delle persone e garantisce un equo accesso alle cure. Un modello sostenibile che poggia su due pilastri: digitalizzazione e territorialità. L’offerta del Gruppo integra competenze specialistiche in ambito IT, capacità di consulenza e progettazione, organizzate in cinque Aree Strategiche  di Business:

• Software: soluzioni innovative per la digital transformation della  Sanità e della  PA
• Care: servizi e tecnologie per l’accoglienza, la presa in carico, la cura e l’empowerment dei pazienti
• Automation: magazzini robotizzati per l’automazione della supply chain del farmaco di ospedali e farmacie
• ICT: servizi per una gestione puntuale ed efficiente delle componenti hardware e software dei clienti e in modo da garantirne la sicurezza e la continuità operativa
• Pay: tecnologie di e-payment innovative e servizi integrati per i settori  Retail, Sanità e  PA

GPI aveva la necessità di implementare una soluzione dedicata al Bilancio Consolidato capace anche di rispondere ad esigenze di planning & analytics e che fosse strutturata secondo cinque pilastri.

• Integrare le informazioni in un’unica piattaforma, collegando i dati provenienti da diverse fonti, così da ottenere insight significativi, in modo rapido, per supportare i processi decisionali strategici;
• Uniformare il processo di reporting all’interno del Gruppo, raccordando le strutture di controllo e il piano dei conti delle 29 reporting unit di cui si compone la Società;
• Velocizzare i tempi e ridurre i costi legati all’elaborazione della reportistica attraverso processi digitalizzati più efficienti che sostituiscano progressivamente quelli manuali;
• Automatizzare processo e produzione della reportistica civilistica e gestionale obbligatoria ai fini della quotazione sul Mercato Telematico Azionario quale primo passo per una successiva estensione ad altri processi; 
• Condividere e semplificare l’accesso ai risultati attraverso un portale centralizzato web based per promuovere e monitorare le performance e mantenere un Single Point of Truth.

A questo proposito, il Responsabile del Controllo di Gestione – ha ricordato che

“La prima esigenza emersa in GPI era quella di automatizzare i processi per fornire i dati agli stakeholder riducendo al minimo l’intervento manuale, garantendo al contempo il controllo attraverso passaggi di validazione. La seconda esigenza riguardava la rapidità nella creazione della reportistica, aspetto fondamentale anche perché siamo quotati in Borsa. La terza esigenza era la standardizzazione: avevamo bisogno di un “one-language”, cioè una coerente rappresentazione dei dati che fosse trasversale a tutte le nostre Business Unit e supportata dalla integrazione di diversi sistemi informativi in un unico Database. Volevamo, infine, poter condividere e monitorare tutte le fasi del consolidato, del planning e dell’analisi”

Bilancio Consolidato intelligente: un ambiente integrato per esigenze di planning & analytics, finance e non-finance

Il progetto di Board nel Gruppo GPI si articola attraverso varie aree dell’organizzazione, integrandosi e collegando tra loro tre aree principali: quella amministrativo-contabile, quella commerciale e del CMR, e l’area delle Risorse Umane. L’implementazione di Board nel Gruppo è iniziata con l’applicazione dedicata al Bilancio Consolidato, da cui successivamente si è partiti per estendere l’impiego del software ad altre aree dell’organizzazione. L’applicazione di Board Financial Consolidation, infatti, consente di utilizzare tutte le funzionalità proprie della piattaforma, sfruttando un’unica base di dati e una singola architettura che coniuga le informazioni in un insieme completo, coerente e accurato. Ciò ha consentito a GPI di ottenere una reportistica dove la qualità del dato è stata molto apprezzata dal management:

“Dopo aver introdotto il modulo per il Bilancio Consolidato, abbiamo utilizzato Board per avere innanzitutto dati certificati e consistenti – ha commentato il Responsabile del Controllo di Gestione. “Il Bilancio Consolidato viene articolato nei vari bilanci societari, perfettamente integrati con il reporting di tipo gestionale, quindi con una visione verso le informazioni all’interno dell’organizzazione. Ma essendo anche quotati in Borsa, abbiamo curato anche l’aspetto della reportistica verso l’esterno. A tal proposito, abbiamo adottato l’applicazione Board dedicata ai contratti di leasing secondo la normativa IFRS16”

GPI gestisce più di 400 contratti di leasing a cui applicare il principio internazionale IFRS16. Grazie ad un algoritmo costruito con la soluzione Board, viene generato in automatico il piano di ammortamento del debito per singolo contratto. All’interno della stessa applicazione software, inoltre, sono gestite le variazioni contrattuali e la storicizzazione delle versioni di ciascun contratto, ed è prodotta anche la reportistica relativa al registro dei cespiti. Le scritture delle Società di GPI che invece non sono sottoposte ai principi IFRS sono registrate su un layer dedicato, consentendo quindi la più ampia flessibilità nella gestione delle informazioni contabili.

Grazie alle funzionalità native di Analytics della piattaforma Board, le applicazioni finance sono state collegate con l’area HR e con l’area commerciale di GPI attraverso la costruzione di dashboard che analizzano KPI, anche non finanziari, dell’azienda, soprattutto per la parte di Sales Analytics. Tra i KPI commerciali analizzati ci sono quelli riguardanti l’andamento delle gare aggiudicate, le gare ancora da esitare, lo scostamento dell’ordinato rispetto al budget commerciale e i ricavi pianificati:

“In questo modo riusciamo ad avere piena visibilità dei dati, espandendo la rappresentazione delle informazioni per diverse dimensioni, ad esempio per area strategica, cliente e commessa. Osservando il pianificato, possiamo comprendere quanto dell’ordine ricevuto è effettivamente andato in produzione, e quindi quanto ricavo viene generato rispetto agli obbiettivi” – ha aggiunto Luca Boscaini, Responsabile del Bilancio Consolidato

Per quanto riguarda l’area HR, GPI costruisce con Board un Bilancio Sociale e una Dichiarazione non finanziaria consolidata, che rappresentano le informazioni sulla composizione del personale, il tasso di assenteismo e gli aspetti riguardanti la formazione dei dipendenti.

Infine è stato costruito un portale, il “GPI Board Controlling”, che coniuga tutte le applicazioni costruite su Board e che dà la possibilità alle Società estere di caricare i dati a sistema in modo autonomo ed ottenere – lato HQs – la visione d’insieme aggiornata e completa. Il Gruppo GPI è composto infatti da 29 Legal Entity che costituiscono l’area di consolidamento, e ognuna di esse ha dimensioni ed esigenze diverse; attualmente inoltre operano con cinque valute, che nel tempo sono destinate ad aumentare in funzione delle nuove acquisizioni.

“Il numero di utenti Board è in crescita perché gli applicativi stanno avendo molto successo e risultano davvero efficaci, perciò vogliamo implementarli anche all’estero. Tutto ciò rende il portale GPI Board Controlling uno strumento ancor più indispensabile per aiutarci nelle nostre attività quotidiane e in prospettiva di crescita dell’organizzazione” – ha proseguito il Responsabile del Controllo di Gestione.

“La piattaforma Board è essenziale per il nostro processo di financial consolidation e ci consente di effettuare il consolidamento di bilancio in meno di 10 minuti” – ha affermato Luca Boscaini. “Tra le funzioni di Board utilizziamo anche quelle dedicate alla armonizzazione contabile”. Ogni Società del Gruppo GPI, infatti, inizialmente produce le scritture localmente, secondo le regole nazionali; perciò risulta molto importante poter disporre di una soluzione che allinei tutte le scritture in accordo con i principi contabili internazionali.

Diverse Società, un unico Gruppo: il portale GPI WorldWide Companies

Dopo questa prima fase finalizzata al consolidamento, Board fornisce supporto a GPI per quanto riguarda le Riconciliazioni Intercompany e per la redazione delle note illustrative, generando automaticamente 44 report della Relazione Finanziaria Annuale Consolidata, che verranno poi selezionati e inseriti nella Nota Integrativa. Inoltre, grazie alle funzionalità di analytics native della piattaforma Board, l’applicazione dedicata al Bilancio Consolidato permette a GPI di creare, gestire e fornire una sintesi di diversi KPI, sia di natura economica che patrimoniale, sia di rotazione che di struttura, con periodizzazione relativa all’anno corrente  e precedente.

“La possibilità che Board ci offre di utilizzare le funzionalità di analytics all’interno dello stesso ambiente per il consolidamento è davvero molto importante perché ci fornisce informazioni immediate e significative sull’andamento di tutto il Gruppo” – ha commentato Luca Boscaini.

Il caricamento e la gestione dei dati da parte delle Società estere di GPI avviene attraverso il portale “WorldWide Companies” costruito sulla piattaforma Board. In questo modo le varie Società del Gruppo sono state responsabilizzate e rese autonome nei loro processi di gestione delle informazioni e al contempo ognuna di esse contribuisce attivamente al processo globale di financial consolidation. Ciascuna Società, infatti, effettua la raccolta e il consolidamento dei dati in valuta locale (saldi contabili, budget, turnover, forecast) e multicanale. Attraverso il portale “WorldWide Companies”, inoltre, GPI può mantenere allineati il piano dei conti locale di ciascuna Company con quello di Gruppo. Tutto ciò è perfettamente integrato con la generazione della reportistica dedicata.

“Uno dei grandi vantaggi di utilizzare queste funzionalità di Board nel nostro processo di Financial Consolidation è la possibilità di cambiare scenari di business, pur mantenendo la stessa struttura dei dati” – ha aggiunto Luca  Boscaini. - “Così facendo, siamo in grado di costruire scenari di budget oppure di bilancio mensile gestionale, o di bilancio consolidato, all’interno di un unico ambiente”.

L’utilizzo di Board in GPI segue inoltre alcune linee di evoluzione per costruire nuove applicazioni, che sono state indicate dal Cliente declinandole per area organizzativa:

• Finanza: Cash Flow Planning & Forecasting, per ottimizzare i flussi di cassa
• Controllo di Gestione: Forecasting & Budgeting, con l’automazione dei processi e l’introduzione di algoritmi predittivi
• Sales: cross/up – selling analysis per massimizzare il portfoglio clienti
• Aree Strategiche Affari (ASA): analisi di KPI industriali e customer service level analysis, incluso il monitoraggio della marginalità per commessa e la massimizzazione del valore del servizio
• Alta direzione: Merger & Acquisition (M&A), con valutazione degli effetti patrimoniali ed economici
• Human Resource: HR Planning, Budgeting & Forecasting e Skill Mapping, inclusa la previsione dei costi e la valorizzazione delle competenze
• Amministrazione: gestione e monitoraggio dei contributi in regime De-minimis
• Affari generali: Procurement Analysis con controllo costi esterni e valutazione fornitori

Riguardo a queste linee di evoluzione di GPI attraverso l’estensione del software Board, Maurizio Boschetti, Direttore dei Sistemi Informativi, ha affermato:

“Tra i progetti più importanti che stiamo realizzando con il software Board vorrei sottolineare la completa gestione della pianificazione e della previsione. Stiamo evolvendo, infatti, da un processo di forecasting mensile, budgeting annuale, pianificazione strategica annuale a un processo integrato di planning che unifichi il financial planning & forecasting, fino al cash flow, con l’HR planning, con l’analisi delle operazioni di M&A e con l’analisi dedicata ai KPI industriali e a tutte le voci sopracitate”.