Integrated Business Planning in Boiron Italia

Fondata nel 1932 da Jean e Henri Boiron, Boiron è un’azienda farmaceutica francese leader nella produzione e commercializzazione di medicinali omeopatici di elevata qualità. Il Gruppo è quotato in Borsa ed è presente in circa 50 Paesi, avvalendosi di oltre 3500 collaboratori.

Da sempre, Boiron è impegnata con rigore e passione nello sviluppo dell’omeopatia nel mondo. Questo progetto viene perseguito con una visione della salute basata sull’imperativo di “curare senza nuocere”, grazie a medicinali omeopatici, integratori alimentari e prodotti per la salute affidabili e sicuri e attraverso un approccio personalizzato che dia centralità al paziente.

In Italia, Boiron è presente con una filiale dedicata e un team composto da 170 collaboratori.

Profilo del Cliente

• Presenza in 50 Paesi con 21 filiali e distributori
• 3 siti produttivi (in Francia)
• 3500 collaboratori
• +300 milioni di pazienti nel mondo si curano con medicinali omeopatici
• + 400.000 professionisti della salute fanno ricorso all’omeopatia a livello globale
• +2500 referenze a listino
• Mercato di 24000 farmacie, parafarmacie e grossisti

I pilastri di una pianificazione ottimale

Boiron Italia è una filiale del Gruppo molto strutturata a livello di processi aziendali. Fortemente collegata alla produzione, che avviene principalmente negli stabilimenti siti in Francia, la sede italiana è strutturata per quanto riguarda la distribuzione, la commercializzazione - con reti sia di vendita che di informazione medica scientifica - e tutte le attività di sede a supporto del business. Ciò comporta un insieme di esigenze di pianificazione, reportistica, analisi e previsione estremamente significative, soprattutto in un mercato come quello farmaceutico.

Boiron è un'azienda caratterizzata da un listino molto variegato, composto da circa 2500 referenze e un parco clienti molto ampio – costituito da farmacie, parafarmacie e i grossisti di intermediazione farmaceutica - ha commentato Stefano Deiana, Responsabile Controllo di Gestione Boiron Italia. Operiamo nel settore della farmaceutica OTC (e non solo), un mercato molto competitivo, caratterizzato da una elevata volatilità della domanda e da importanti flessioni sui prezzi e sulle attività commerciali. Il nostro settore comporta dunque dei fabbisogni gestionali e di pianificazione molto significativi.

Il team di Controllo di Gestione di Boiron Italia ha individuato negli anni alcune esigenze fondamentali per la propria organizzazione. Innanzitutto, è necessario avere sempre il controllo e la consapevolezza della situazione aziendale, in modo che la pianificazione e l'analisi siano supportate da informazioni complete e coerenti, che si tratti di informazioni commerciali, distributive, produttive, operative, fino alla sintesi economico-finanziaria dell'azienda. Come ha spiegato Stefano Deiana,

Nelle nostre reportistiche - che vengono anche presentate alla Direzione Generale del Gruppo - devono convivere la visione d'insieme, cioè tale da avere un significato generale per l'azienda e il Top Management, con la visione di dettaglio, fino alla singola referenza.

E' poi di estrema importanza per Boiron fornire report in tempi rapidi, presentando le informazioni in modo flessibile, e al contempo preciso e certificato. La tempestività è fondamentale perché, essendo il Gruppo Boiron quotato in Borsa, vi è l'obbligo di trasparenza nei confronti dei mercati. Inoltre, operando in un settore così competitivo, la rapidità si traduce in capacità di captare i trend di mercato il prima possibile, e quindi in un grande vantaggio per il business.

Tutti questi fabbisogni gestionali sono stati declinati anche nel processo di planning, come ha ricordato Stefano Deiana:

partendo dal piano, portiamo avanti azioni coerenti con esso e analizziamo gli scostamenti in modo periodico, così da poter reagire e ri-pianificare di conseguenza, seguendo il principio di un miglioramento continuo. Proprio in quest'ottica, il nostro processo di planning e forecasting ha negli anni coinvolto sempre di più tutti i servizi aziendali, cercando di ottenere l'integrazione tra essi. L'approccio di Integrated Business Planning di Board, dunque, si è rivelato in perfetta consonanza con il nostro approccio.

Le aree di miglioramento

In Boiron Italia, la pianificazione è in carico al team di Controllo di Gestione; il processo inizia dalle linee guida di un business plan, che si declina successivamente in un processo di budgeting, che prende avvio dal budget delle vendite, che fornisce "a cascata" gli input per tutte le altre aree aziendali. In questo modo si determinano poi i budget della logistica, con la previsione degli approvvigionamenti e la valorizzazione del costo del venduto, quello delle Risorse Umane e dell'amministrazione del personale, e così via, per tutti gli altri uffici aziendali.

Da quando il team di Controllo di Gestione ha adottato questo processo di planning, si è contestualmente adottata una evoluzione organizzativa: ogni servizio è divenuto fattivamente responsabile del budget per ogni proprio centro di costo”, ha spiegato Stefano Deiana. “solo in seconda battuta, dunque, noi del team raccogliamo tutte le informazioni (cifre e commenti) che gli uffici ci inviano,  effettuiamo le varie analisi, realizzando un documento sintetico di Conto Economico. Riusciamo così a arrivare a presentare una sintesi alla Direzione Generale, che contenga tutti gli elementi necessari a poter prendere delle decisioni rapide, oltre a focalizzare i punti essenziali che necessitano di essere portati in discussione col management del Gruppo.

Per sostenere questo processo di planning, Boiron Italia si avvaleva di una architettura IT e di un workflow ben strutturato, che però si scontrava con i limiti tecnologici delle soluzioni utilizzate prima di implementare Board. In particolare, vi erano delle difficoltà nella fase previsionale, che si traduceva in un numero insufficiente di forecast annuali: laddove idealmente si puntava a generare un forecast al mese, nella realtà si riuscivano a produrre al massimo tre previsioni all'anno. Ciascuna area dell'organizzazione interveniva nel processo di forecasting, utilizzando degli applicativi dedicati. In generale, la problematica riscontrata risiedeva nel fatto che ogni dipartimento, dopo aver elaborato i propri dati in applicativi differenti, doveva riportarli sul sistema principale, per poi appoggiarsi ad altri strumenti per poter completare il forecast. Nel caso specifico dell'area commerciale, la rigidità del sistema precedente era davvero marcata, come ricorda Stefano Deiana:

sul sistema precedente, il livello previsionale prodotto-cliente che veniva selezionato non era modificabile. Ma nel nostro settore, in parecchi casi, il focus sulla singola referenza o su alcuni cluster di referenze fa una grande differenza per comprendere il trend di mercato. Per questo motivo, eravamo costretti ad avvalerci di moltissimi fogli Excel, che poi dovevano essere re-inseriti all'interno del sistema principale.

Una difficoltà analoga si presentava con la gestione dei costi: attraverso un altro modulo del sistema precedente, il Controllo di Gestione forniva una "scheda costo" dedicata all'inserimento dei costi di ciascun ufficio; una volta ricevuti i dati, il team del Controllo di Gestione inseriva a sua volta i dati di proposta e di riferimento per le previsioni, che i responsabili di ogni servizio avevano fornito attraverso i più svariati applicativi. Infine, raccolte le previsioni, il Controllo di Gestione si occupava del consolidamento dei dati provenienti da tutti questi differenti applicativi. Ogni passaggio di dato o "caricamento" era molto laborioso e soprattutto era molto difficile mantenere la coerenza e la qualità del dato attraverso i vari, troppi, "caricamenti".

Era un processo macchinoso e lungo”, ha commentato Deiana - Tutti questi "caricamenti" o passaggi di dati creavano delle situazioni di squadratura, compromettendo la certificazione e la qualità del dato, e comunque generando un ritardo inaccettabile nell'elaborazione dei report previsionali finali. Si pensi che per un processo di questo tipo impiegavamo circa un mese. Se in fase di budget questo può essere accettabile, aspettare un mese per i forecast durante l'anno era un tempo troppo lungo, tant'è che riuscivamo a fare solo due o tre forecast all'anno, anziché rispettare l'obbiettivo che ci eravamo posti, ossia generare un nuovo forecast ogni mese. Per un settore come il nostro, soggetto a cambiamenti repentini, era infatti vitale velocizzare i tempi ed effettuare dei forecast in tempi brevissimi, entro pochi giorni: avere l'informazione della pianificazione alla fine del mese, infatti, forniva informazioni troppo tardive.

Inoltre, se una delle ipotesi di fatturato indicate all'inizio del mese avesse dovuto cambiare - cosa assai probabile in un contesto di business molto volatile -, con il sistema precedente il team di Boiron non aveva sufficiente flessibilità per modificare la pianificazione in modo facile, ed era costretto a ritornare alle fasi iniziali e a ripercorrere nuovamente il flusso dei caricamenti o passaggi di dati, con tutte le problematicità già menzionate.

Flessibilità di planning & analytics e Data quality senza compromessi

Dopo aver individuato le problematicità e quindi le aree di miglioramento, Boiron Italia ha deciso di aprire una fase progettuale con SDG e contestualmente una software selection per identificare la soluzione di planning, forecasting e reporting in grado di rispondere alle esigenze dell'azienda. A tal fine, il team del Controllo di Gestione ha determinato alcuni punti imprescindibili:

Abbiamo fissato dei capisaldi da preservare nel nostro processo di planning, - ha ricordato Deiana. Innanzitutto volevamo implementare un unico ambiente di lavoro, condiviso tra tutti i servizi, così da non essere costretti a fare alcun tipo di passaggio di dati tra un ufficio e un altro, per poter condividere la stessa base di dati e lavorare insieme sullo stesso patrimonio informativo. In secondo luogo, avevamo bisogno di un workflow management più agile ed efficiente. E infine dovevamo avere la possibilità di essere molto rapidi, con aggiornamenti delle informazioni anche a cadenza quotidiana. Per garantire questi elementi, la soluzione di planning doveva avere delle caratteristiche molto performanti, sia in termini di flessibilità che di automazione.

A tal proposito, era molto importante avere flessibilità a livello previsionale: il team dell'area commerciale e il direttore commerciale dovevano poter cambiare il livello su cui applicare le previsioni, focalizzandosi, a seconda del periodo e delle esigenze di business, sui raggruppamenti di prodotto oppure sulla singola referenza, su cluster di clienti oppure su clienti specifici. Al contempo, la flessibilità doveva preservare la coerenza dei dati. Come ha spiegato Deiana,

avevamo bisogno di uno strumento solido che non ci costringesse a scegliere tra la flessibilità e la qualità del dato: volevamo entrambe le cose! Con Board questo è stato possibile, a differenza di altre soluzioni sul mercato del Performance Management e della BI che - invece - spesso puntano sulla flessibilità, a spese della coerenza delle informazioni; oppure, viceversa, sulla strutturazione del dato, a spese della flessibilità di analisi e di visione. Inoltre, lo strumento che cercavamo doveva avere delle automazioni, sia nella gestione delle informazioni, sia nel processo di allocazione, attraverso driver, per assicurare la rapidità nelle previsioni e quindi la prontezza di azione sul mercato.

Le applicazioni costruite su Board sono in carico al team di Controllo di Gestione, in quanto responsabile e supervisore di tutto il processo di planning. Ma Board viene utilizzato in modo pervasivo in tutta l'organizzazione, coinvolgendo i vari uffici, oltre al perimetro dell'Office of Finance. Uno dei punti di forza della piattaforma Board è proprio la sua capacità di coniugare l'analisi e il planning strategico e finanziario con quello non finanziario e propriamente più operativo.

Non è facile coinvolgere in tematiche economiche chi non si occupa direttamente del controllo di gestione, ma con gli anni siamo riusciti a costruire un linguaggio comune, - ha affermato Deiana. Devo dire che, oggi, anche gli uffici all'inizio più riluttanti ad essere coinvolti, apprezzano di avere un panel su Board che gli permetta di controllare non solo gli aspetti economici del loro budget, ma anche la pianificazione delle proprie attività.

Inoltre, il fatto che ciascun responsabile di ufficio abbia in carico il processo di budgeting all'interno della propria area ha contribuito a promuovere una cultura aziendale di accountability, ad esempio sul controllo e sulla gestione dei costi. "Board ci ha aiutato moltissimo a far capire agli uffici, anche quelli meno legati al Controllo di Gestione, l'importanza del controllo dei costi", ha spiegato Deiana.

"Dover gestire direttamente il proprio impatto economico sull'andamento aziendale ha responsabilizzato di più gli stakeholder dei processi decisionali, anche quelli non prettamente finance",- ha commentato Daniel Levasseur, CIO di Boiron Italia. "In effetti questo è uno dei vantaggi del design di Board, la cui interfaccia intuitiva e flessibile si presta ad essere utilizzata in modo efficace sia negli ambienti più legati all'ambito finance, sia nel reparto IT, che nelle aree più operative."

L'architettura IT per il Planning

L'implementazione di Board all'interno di Boiron Italia ha seguito due linee-guida fondamentali dal punto di vista IT: l'integrazione e la data quality. Per quanto riguarda l'integrazione, Boiron aveva l'obbiettivo di coniugare insieme diversi applicativi e piattaforme in un macro-sistema, all'interno del quale Board avrebbe avuto un ruolo chiave, senza essere costretti ad adattare i processi aziendali ai sistemi informativi e alle applicazioni software, ma - viceversa - imprimendo la logica di business agli strumenti da utilizzare. Per "integrazione", il Dipartimento IT di Boiron non intende semplicemente la possibilità di trasferire i dati da un sistema a un altro - cosa che infatti già avveniva con l'architettura precedente:

L'architettura su cui oggi basiamo la gestione delle informazioni, la pianificazione e l'analisi in Boiron riflette ciò che i processi organizzativi e decisionali richiedono e le attività che vengono svolte concretamente e quotidianamente dalla persone" - ha dichiarato Daniel Levasseur. L'integrazione tra i diversi sistemi e soluzioni non è meramente tecnica, cioè un passaggio di dati da una piattaforma all'altra, ma qualcosa di molto più significativo. Si tratta infatti di un unico ambiente di lavoro, che combina applicazioni e sistemi cloud-based (soprattutto quelli del Gruppo a livello internazionale) con altri locali (ad esempio legati alla singola filiale italiana), senza perdere la continuità e la condivisione, dove lo scambio di informazioni avviene in modo automatizzato, senza bisogno di interventi manuali.

In questo ambiente unificato, Board è tra le piattaforme protagoniste e ne abbiamo valorizzato subito l'approccio all'unificazione, alla standardizzazione delle logiche e all'automatizzazione dei processi. Così come Board consente di analizzare, pianificare e prevedere operando su set di dati condivisi tra tutti gli stakeholder dei processi decisionali, analogamente l'ecosistema informativo di Boiron si appoggia su una solida e completa baseline di dati. Il secondo aspetto chiave dell'architettura IT della filiale italiana - la qualità dei dati - è infatti supportata da un Data Warehouse altamente performante:

Per noi il Data Warehouse non è un semplice 'magazzino' dove riporre dati 'grezzi', ma un luogo dove collocare in modo strutturato dati già puliti e corretti, pronti ad essere utilizzati nelle successive operazioni", ha continuato Daniel Levasseur. "Vista la complessità del nostro patrimonio informativo, infatti, abbiamo deciso di impegnarci ad avere un Data Warehouse con informazioni certificate, monitorate, messe in sicurezza, tramite il quale costruire data mart e altri oggetti di analisi.

Con alle spalle una solida base di dati e grazie a questi oggetti di analisi, Boiron può raggruppare e consolidare le informazioni di determinate aree legate al business, a seconda delle esigenze aziendali, così da fruirne nei processi di analytics, planning e forecasting sulla piattaforma Board, dove - in sintonia con l'approccio di Boiron - la data governance e la qualità del dato sono pilastri fondamentali. Board infatti è alimentata a livello informativo dal Data Warehouse di Boiron ad esempio attraverso l'ERP aziendale (JD Edwards) o il CRM; a sua volta, Board alimenta il Data Warehouse restituendo i dati elaborati all'interno della piattaforma di decision-making. In questo modo,

esiste un unico punto di verità, una Single Version of Truth, che - tra le altre cose - ci evita le lungaggini e gli errori dovuti ad attività ridondanti di data entry manuali. Anche i nostri auditor hanno apprezzato la qualità del nostro Data Warehouse e l'architettura sistemica, di cui Board è una delle soluzioni principali - ha sottolineato Levasseur.

Il progetto di implementazione di Board si è completato in circa 8 mesi (dal kick-off al go-live); una tempistiche che il CIO di Boiron considera breve, visto che si è trattato di un progetto molto ambizioso, perché la piattaforma di decision-making è stata inclusa all'interno di un complesso macro-sistema di soluzioni, estendendone l'utilizzo a molte aree e funzioni aziendali, compresi tutti i responsabili dei centri di costo. Il CIO di Boiron ha ricordato:

il progetto di Board è avanzato in modo agile, seguendo con coerenza la roadmap che avevamo delineato per Boiron, e - cosa ancor più importante – senza mai interrompere i nostri processi di budgeting e forecasting: siamo infatti riusciti a mantenere la piena operatività anche durante l'implementazione della piattaforma. Questo ci ha permesso, inoltre, di effettuare una sorta di double-check con la produzione, per capire quali aspetti delle applicazioni di planning e analytics adeguare e migliorare a seconda delle esigenze dell'organizzazione. In fase di completamento del progetto, dunque, avevamo un sistema "chiavi in mano".

La flessibilità all'opera

L'ambiente di planning in Board è condiviso: i responsabili di ciascuna area della pianificazione (ad esempio l'area commerciale oppure quella logistica, etc.) vedono il proprio "mondo" profilato secondo un certo livello di accesso e di visibilità (anche per motivi di policy di privacy aziendale), a seconda del profilo utente dedicato. Ciò non significa che ognuno sia chiuso nella propria area: la condivisione viene garantita grazie a un pannello di sintesi. Il fatto che ognuno sia responsabile della propria area di planning non implica la frammentazione dei processi decisionali. Infatti, il team del Controllo di Gestione ha concepito un pannello di controllo che supervisiona le varie aree aziendali, quella dedicata alla pianificazione commerciale, quella per la logistica, per il marketing, per il payroll e l'amministrazione del personale, e infine l'area per i responsabili dei centri di costo.

Un caso significativo di come Board garantisca flessibilità al processo decisionale di Boiron, in piena collaborazione con i responsabili del Controllo di Gestione, è rappresentato dalla pianificazione nell'area commerciale:

Consideriamo, ad esempio, un forecast generato dalla Direzione Commerciale partendo dal fatturato di un determinato momento dell'anno. Alla base del processo c'è sempre la singola referenza, ma i responsabili commerciali possono modificare i raggruppamenti a seconda delle esigenze di business review, supportati anche da funzionalità di drill down che arrivano fino al dettaglio più granulare", ha spiegato Deiana. "Inoltre, attraverso la funzione 'split & splat' di Board, i responsabili commerciali potranno riallocare le previsioni su tutti gli elementi "foglia", attraverso dei driver che considerano i dati storici delle vendite. Questo tipo di raggruppamenti e di funzioni è applicabile con Board anche per clienti, creando quindi dei cluster variabili di clienti.

A tal proposito, Deiana ha sottolineato che tra i plus di Board va annoverata l'automazione dei calcoli: la riallocazione driver-based avviene infatti in modo automatico.

Per quanto riguarda le funzionalità di drill-down, il CIO di Boiron ha sottolineato che Board è in grado di arrivare alla singola riga d'ordine cliente o di ordine fornitore, o alla singola riga di fattura, o al singolo movimento di magazzino o alla singola scrittura in contabilità. Secondo Levasseur, infatti, "è a discrezione dell'utente fino a quale livello di dettaglio scendere, ma con Board è possibile tenere insieme una visione più ampia, con visualizzazioni aggregate, oppure con analisi massimamente granulari".

La flessibilità di Board in Boiron Italia si concretizza anche nei processi di reporting. Sempre nell'area commerciale, ad esempio, Board riceve input informativi - in modalità real-time - dagli uffici marketing che si occupano del lancio di prodotto o delle modifiche del pricing; informazioni, queste, che vengono trasmesse anche all'area commerciale, nell'ottica di operare in un unico ambiente di lavoro. L'area logistica, a sua volta, controlla gli stock dei vari prodotti, genera previsioni di acquisto per i mesi futuri e applica gli eventuali vincoli logistici sugli stock. Anche queste informazioni sono condivise con l'ufficio vendite, e - grazie all'ambiente unificato di planning e reporting di Board - si ha evidenza di tali informazioni nei report dell'area commerciale, ad esempio sotto forma di alert per controllare la disponibilità di determinati prodotti:

Abbiamo creato sulla piattaforma Board un processo di reporting dedicato all'area commerciale, che va oltre l'area previsionale, e che quotidianamente si aggiorna in base agli ordini di vendita, in tempo reale, mostrandoci l'andamento della situazione a confronto con la pianificazione giornaliera, consentendo l'inserimento di altri dati, come ad esempio i dati di sell-out delle farmacie", ha evidenziato Deiana.

Pianificare con la massima consapevolezza

Con Board è stato creato anche un panel dedicato a ciascun responsabile di centro di costo, che viene alimentato in automatico dai dati di contabilità consuntiva per un determinato mese. Questa applicazione si è rivelata molto utile per i responsabili dei centri di costo di Boiron Italia perché, nei mesi successivi a quello considerato, avviene il pre-caricamento di tutta una serie di informazioni estremamente significative per il  processo decisionale dell’azienda:

Attraverso il gestionale del Gruppo inseriamo ad esempio tutti gli Ordini Diretti di Acquisto (ODA) che sono previsti per i mesi futuri. Di conseguenza, utilizzando l'applicazione di Board per i Centri di Costo, ciascun responsabile ha costante visibilità di un costo che ha già impegnato per i mesi futuri, e quindi piena consapevolezza sul fatto che la propria pianificazione sia o meno abbastanza "capiente" per poter essere confermata, ha spiegato Deiana.

E' interessante notare che il responsabile di un centro di costo non ha visibilità solo sui dati prettamente contabili, ma anche su quelli di dettaglio, inclusi dati non finanziari, operativi, come ad esempio le informazioni collegate agli ODA - un prodotto, un progetto o un cliente - su cui effettuare il drill down in contabilità analitica, individuando così la destinazione di alcuni costi che sono all'interno di un conto. Visibilità e consapevolezza sono vantaggi forniti da Board anche attraverso un panel di workflow management dedicato al Controllo di Gestione, dove la piattaforma funziona da "torre di controllo" per le diverse versioni di planning attive in un determinato momento dell'anno, e al contempo dà evidenza delle date di start-up dei dati, dei dati di vendita, di contabilità, di magazzino:

Grazie a Board abbiamo una fotografia chiara in ogni momento di quali processi di pianificazione sono in corso e di quali informazioni sono state caricate, per ciascuna fase del planning: start-up, parametrica e di settaggio, commerciale, marketing, logistica, e infine la fase di contabilità analitica, cioè quella che coinvolge tutti i centri di costo, - ha commentato Deiana. Da questo pannello creato su Board riusciamo in modo semplice ad aprire e chiudere il processo di pianificazione a un determinato ufficio del Gruppo; i caricamenti tra un modulo di un'area e un'altra sono automatici, e possiamo tenere traccia delle modifiche che sono state fatte in un dato momento da una singola utenza o dai singoli uffici.

Alla chiusura della contabilità, il team di Controllo di Gestione utilizza Board per inviare dei feedback semi-automatici a tutti i responsabili dei Centri di Costo, mediante dei report intuitivi, di facile utilizzo e profilati per utente. A loro volta, ciascun responsabile di Centro di Costo è in grado di inviare e presentare al CdG la situazione del consuntivo rispetto al pianificato, evidenziando eventuali scostamenti. In questo modo, sia i responsabili dei Centri di Costo, sia il team di Controllo di Gestione hanno piena e immediata conoscenza degli scostamenti, così da attivare un dialogo con i diversi stakeholder dei processi decisionali:

ora riusciamo ad attivare subito dei feedback e possiamo ricevere commenti rispetto a questi scostamenti, per comprenderne al meglio la natura e l'entità, nonché ipotizzare le azioni correttive, - ha dichiarato Deiana. Vorrei sottolineare, inoltre, che il nostro Conto Economico è - per così dire - "live": nel momento stesso in cui viene effettuata la pianificazione, infatti, abbiamo visibilità dei risultati e di come essi cambiano nel nostro Conto Economico. Ciò significa che possiamo intervenire nel corso del planning per applicare le eventuali azioni correttive.

Prima di utilizzare Board tutto questo processo per chiudersi richiedeva circa un mese: oggi invece Boiron in pochissimi giorni riesce ad effettuare una pianificazione end-to-end tra tutti gli uffici e a chiudere un forecast mensile completo:

Per forecast completo intendiamo una previsione che tenga conto di ciascuna area aziendale e di tutti o servizi, ossia: contabilità, produzione, logistica, Centri di Costo e Finance, - ha chiarito Deiana.  Nel caso della logistica, ad esempio, attiviamo attraverso Board anche la pianificazione degli approvvigionamenti e le domande di produzione. Entro il secondo giorno lavorativo chiudiamo il fatturato, quadrando i valori tra i transazionali di vendita, magazzino e contabilità; il quarto giorno effettuiamo la chiusura dei costi in contabilità (anche per quanto riguarda le dichiarazioni alla direzione centrale del Gruppo e la reportistica per i mercati); nella stessa giornata, riceviamo i feedback sugli scostamenti del consuntivo rispetto al pianificato. Stante questa calendarizzazione, possiamo affermare che entro l'ottavo giorno lavorativo del mese riusciamo sia a chiudere il processo di planning e generare un forecast mensile completo, sia a presentare alla Direzione Generale la situazione sugli scostamenti e le nostre considerazioni a riguardo.

Gestire gli imprevisti e le emergenze

Utilizzando Board durante un evento imprevisto e di enorme impatto a livello mondiale, come la pandemia COVID-19 durante i primi mesi del 2020, il Gruppo Boiron ha avuto una ulteriore conferma delle capacità della piattaforma di decision-making. Infatti, alla vigilia della situazione emergenziale, Boiron aveva già consolidato i processi di reporting, planning, budgeting e forecasting, e promosso in tutta l'organizzazione le best practice di utilizzo del software. Di conseguenza, il fatto che la situazione pandemica abbia rivoluzionato ogni attività e priorità pianificata fino a quel momento, non ha significato una discontinuità nella logica dei processi, né una interruzione della continuità del business, e neppure la necessità di aggiungere feature o applicazioni nuove per fronteggiare la situazione. Come ha spiegato Deiana,

La nostra pianificazione su Board aveva già tutte le caratteristiche e la flessibilità necessarie per affrontare le mutate esigenze di mercato. Certamente anche il mercato farmaceutico OTC, quello nel quale operiamo,  è stato significativamente toccato dalla pandemia. Basti pensare, ad esempio, che abbiamo avuto picchi di domanda assolutamente inattesi e una elevata volatilità delle referenze. Di conseguenza abbiamo dovuto rivedere insieme con il Gruppo tutta la pianificazione della produzione e si è reso necessario ridefinire tutte le attività promozionali, l'allocazione delle risorse, nonché rivalutare la nostra profittabilità. Ma il team del Controllo di Gestione, la Direzione Generale, e tutti i responsabili degli uffici sono concordi nell'affermare che il processo di planning costruito sulla piattaforma Board aveva già tutta la flessibilità e l'automazione che ci servivano per gestire i cambiamenti, anche quelli più straordinari. Non abbiamo dovuto cambiare nulla di sostanziale nel nostro processo di planning, né "snaturare" le logiche aziendali. 

Boiron, infatti, durante l'emergenza ha potuto concentrarsi su singole referenze e su alcuni cluster di clienti valorizzando gli aspetti della piattaforma Board che meglio rispondevano a queste esigenze, anche monitorando quotidianamente l'andamento del business rispetto a quanto pianificato in precedenza: "siamo riusciti a ripianificare tutta la nostra produzione e distribuzione e tutte le nostre attività in tempi davvero brevi. Board ci ha dato flessibilità e rapidità, mantenendo la coerenza e l'integrazione tra tutti i dipartimenti", ha sottolineato Deiana.

Durante il periodo di emergenza sanitaria globale, Board si è rivelato molto utile anche per abilitare le modalità di lavoro in smart working, un contesto lavorativo e organizzativo caratterizzato dalla distanza fisica tra le persone e i reparti, dove quasi la totalità dei dipendenti si sono trovati da un giorno all’altro ad operare da remoto. "Piattaforme come Board si sono dimostrate davvero utili anche in tal senso, perché sono concepite e costruite con una tecnologia abilitante per lo smart working, anche in situazioni particolarmente complesse, dove è diventato necessario essere indipendenti dal luogo "fisico" in cui si lavora", ha commentato Levasseur.