Integrated Business Planning e Reporting in Gigaset

Gigaset AG, Munich, è uno dei principali produttori mondiali nel settore delle tecnologie della comunicazione e l'indiscusso leader europeo per gli apparecchi DECT. Con oltre 900 collaboratori e attività di vendita in circa 70 Paesi, l'azienda contiuna a sviluppare e commercializzare soluzioni innovative per la telefonia business, con brand professionali dedicati a piccole e medie imprese, e operando parallelamente nel settore "smart home". Gigaset è inoltre l'unico provider di smartphone che produce in Europa. 

La sfida: rigidi e complessi strumenti legacy per la BI e la pianificazione

Quando Gigaset faceva ancora parte di Siemens AG, il parco sistemi era molto complesso e le esigenze erano quelle dei gruppi di grandi dimension, con costi operativi relativamente alti. In questo scenario si inseriva l'utilizzo di SAP BW, SAP BI IP e SAP APO DP per le attività di Business Intelligence e Performance Management. Questo ambiente informativo era piuttosto complesso e qualsiasi modifica doveva sempre essere presa in carico dai fornitori esterni all'organizzazione. Quando Gigaset si è staccata dal gruppo, è stato messo a punto un ambizioso progetto di ammodernamento e un programma di abbattimento dei costi. La pianificazione era basata su SAP BI IP e SAP APO, mentre il reporting si avvaleva di SAP BW: tutte queste applicazioni stavano costantemente crescendo in termini di complessità e di ambito di utilizzo neglri anni. L'idea del management era quella di rimuovere questi sistemi di BI in poco più di cinque mesi dalla data di avvio del nuovo progetto. In aggiunta, gli utenti avevano bisogno di un nuovo sistema che offrisse prestazioni nettamente più veloci

Gli obiettivi si possono riassumere come segue: implementare funzionalità di BI più economiche e potenti e riuscire a soddisfare l'insieme delle esigenze di Gigaset Communications GmbH in termini di scalabilità e sostenibilità per gli sviluppi futuri. 

La soluzione: coniugare in un'unica piattaforma planning e analytics

L'obbiettivo iniziale del progetto era quello di implementare uno strumento più performante e più user-friendly, così da sostituire completamente le soluzioni di planning SAP che Gigaset stava utilizzando per la pianificazione e il controllo delle vendite, del fatturato e dei margini; in secondo luogo si voleva sostituire la soluzione SAP BW per la reportistica. Le varie fasi di planning e analytics erano state fino ad allora separate tra loro ed era quindi necessario - semplificando le ormai troppe complessità e standardizzando i workflow - coniugare all'interno di un'unica piattaforma i processi relativi a volume planning, rolling value forecasting e annual budgeting. Board, la soluzione unificata per analisi, reporting, forecasting e planning, è stata selezionata come il tool in grado di rispondere a tutte queste richieste.

Oggi Board supporta le seguenti aree in Gigaset:

Financial/Demand Planning

• Sales planning, inclusi i revenue forecast;
• Budgeting
• Reporting / Controlling forecast
• Administration (life cycle management, planning monitor)
• Pricing, manufacturing costs, turnover e margin planning
• Quality management
• Project controlling
• Cost deviation analysis
• Head Count Reporting
• Market segment analysis

Sales/Logistics Reporting

• Logistics & Sales controlling

Variant Planning

• Lifecycle and pre-series planning for products

Material Management

• Material stock controlling
• Purchasing & Consumption report

Product Management

• Product controlling
• Market analysis

Transport Management

• Controlling of internal on-site transport
• Controlling of external services

Product Lifecycle Management (PLM) Controlling

• Controlling of development projects
• Break-Even-Analysis

Production

• Production controlling
• KPI reporting

Financial reporting

• Financial KPI monitoring and reporting
• Headcount reporting

Oggi le singole società sussidiarie  di Gigaset presso ciascun Paese utilizzano Board per la pianificazione mensile delle vendite. La pianificazione completa è quindi effettuata per 12 mesi su base periodica e, in aggiunta al Rolling Order Forecasting (ROF), sono considerate sulla stessa piattaforma Board specifiche attività o il lancio di nuovi prodotti sul mercato. I risultati generati dal processo di Rolling Order Forecasting sono consolidati e controllati a livello centrale dal dipartimento Supply Chain in Germania. Questa fase rappresenta la base per il successivo turnover forecast. Il dipartimento Supply Chain inoltre raccoglie e utilizza questi dati come fondamenta per la creazione in ambiente Board di un piano strategico. Gli stessi insiemi di dati vengono poi utilizzati per l'intera gestione della supply chain (SCM), dall'approvvigionamento al controllo della produzione. A tal fine, i dati sono sovrascritti da Board nei sistemi gestionali informativi delle operations (SAP).

In una successiva fase, l'area SCM è in grado di distribuire le richieste della Supply Chain mensilmente attraverso le varie settimane, in linea con il comportamento d'acquisto da parte dei clienti, e di conseguenza queste informazioni sono trasferite al gestionale SAP. I risultati vengono a loro volta utilizzati come punto di partenza sia per il financial forecast mensile, sia per il budget annuale. In aggiunta alle quantità pianificate, i corrispettivi prezzi e costi di produzione dei vari item e categorie di item sono nuovamente scaricati da SAP verso l'ambiente Board, oppure - qualora i prezzi e i costi non fossero ancora disponibili - sono definiti in Board e quindi trasferiti al sistema SAP.

L'ambiente all'interno di Board dedicato alla reportistica, prodotto avvalendosi della collaborazione con il partner Qurius, include sia report standardizzati a livello globale, sia report personalizzabili per l'area Sales & Logistics, che rappresentano la situazione di fatto, confrontabile con il piano o con le previsioni in una manciata di secondi. Grazie alle analisi ad hoc, gli utenti possono identificare gli scostamenti e i cambiamenti in qualsiasi momento. In questo modo, si può dedurre in pochissimo tempo quali siano le dimensioni più adatte per l'analisi e implementarle di conseguenza.

Con Board è stta creata anche una applicazione per il Variant Planning e il Product Life Cycle Management. Essa è utilizzata per pianificare le milestone nello sviluppo del podotto e - tra le molte funzionalità - essa mostra in pre-produzione il livello di utilizzo della capacità produttiva. Poiché diversi dipartimenti sono coinvolti nel ciclo di vita di un prodotto, ciascuna fase dei processi deve essere accuratamente pianificata. L'applicazione costruita con Board permette di visualizzare e comprendere pienamente quanto i dati provenienti dalle varie aree hanno bisogno di essere rielaborati oppure quando i dispositivi sono disponibili per essere immessi sul mercato.

Fin dall'inizio Gigaset ha definito un alto standard da raggiungere in termini di usability delle applicazioni e di efficacia ed efficienza delle soluzioni da implementare, grazie a una accurata attività di project management e all'intensivo utilizzo di sondaggi di opinione che coinvolgevano i futuri utenti del tool, attraverso speciali sessioni di formazione, e persino con la creazione di un Business Intelligence Competency Centre (BICC).

Vantaggi: maggiore visibilità e flessibilità, standardizzazione dei processi e una significativa riduzione dei costi IT

Per Gigaset, oggi la BI non ha più soltanto una valenza strategica ma è diventata una funzione importante anche sul piano operativo, poiché i dati di pianificazione possono essere inseriti nei sistemi preesistenti ed essere utilizzati come parametri concreti per le attività di produzione e di acquisto.

Board si adatta in modo ottimale alla rinnovata struttura organizzativa dell'azienda: molti aspetti si sono semplificati e snelliti, si è ridotto il numero dei passaggi e molte fasi delle procedure sono state ulteriormente automatizzate. Tutte le attività vengono eseguite all'interno della piattaforma e sono state completamente eliminate le discontinuità esistenti tra i diversi sistemi informativi, dando luogo a una supply chain molto più intergrata. Questo apporoccio riflette la logica dei processi lean mappati e adottati con il supporto di Board. Un esempio della semplificazione e della coerenza che caratterizzano l'utilizzo di un unico strumento all-in-one è dato dal fatto che Gigaset, in precedenza, poteva definire i valori actual e pianificati, ma il loro aggiornamento durante l'anno (calcolo del pianificato rispetto all'actual) era possibile solo attraverso complicati fogli di calcolo, dotati di complessi V-look-upd e collegamenti tra di essi. Adesso invece, con Board questi valori sono automaticamente calcolati e disponibili in qualsiasi momento.

" Board ci offre un grande vantaggio: la possibilità di riunire in un unico report dati provenienti da fonti diverse. In questo modo, Gigaset ha finalmente la possibilità di rappresentare in un singolo report le cifre relative a tutte le sedi internazionali e di ottenere uno spaccato trasparente sull'andamento complessivo delle attività" - ha dichiarato Verena Ueffing, Board Project Manager presso Gigaset.

I reparti specialistici sono autonomi e flessibili, essendo in grado di apportare da soli gli ampliamenti e gli adattamenti necessari ai report e alle applicazioni, senza il supporto del team IT o di altri consulenti esterni. Queste capacità, insieme alla notevole riduzione dei costi di manutenzione, hanno permesso di realizzare enormi risparmi e di far raggiungere a Gigaset l’obiettivo prefissato. Basi pensare che, se consideriamo i soli costi dell'IT nelle aree di reporting e planning, si è registrata una riduzione dei costi di oltre il 90% a seguito della dismissione di SAP BW, SAP APO DP e SAP BI IP. Il risultato: anche senza mettere in conto i considerevoli vantaggi per il business, l'intero progetto si è ripagato da sé dopo meno di un anno.