Integrazione di dati e processi in un unico ambiente per l’Integrated Business Planning e il consolidamento aziendale nel Gruppo Dorelan

Dorelan è un’azienda nata a Forlì nel 1968, specializzata nella produzione di materassi di alta qualità. Tra gli Anni ’70 e ’80, ha avviato una fase di industrializzazione dei processi produttivi e ha creato una prima rete di agenzie di vendita, dando inizio a una fase di crescita aziendale che nei decenni successivi ha consentito di creare nuovi impianti produttivi, di aprire negozi monomarca e di avviare un processo di internazionalizzazione che nei primi Anni ‘10 ha portato alla nascita di Dorelan France. Dal 2020, l’azienda ha vissuto un nuovo periodo di forte crescita che in pochi anni l’ha portata ad aprire nuove sedi negli Stati Uniti, a Hong Kong, a Taiwan, in Corea. Oggi il Gruppo, che ha ancora sede a Forlì, conta 500 dipendenti e gestisce 9 società, con 198 punti vendita diretti in tutto il mondo e 2.000 rivenditori in 60 Paesi, per un fatturato di 104 milioni di euro all’anno.

Dorelan si è sempre basata su processi ben consolidati, ma alla luce della crescita e dei rapidi processi di internazionalizzazione degli ultimi anni è stato necessario aggiornare e ottimizzare il controllo di gestione e il processo decisionale implementando una soluzione agile, flessibile e interattiva. L’esigenza principale del Gruppo era digitalizzare i processi, ancora basati su Excel, automatizzando i calcoli per ottimizzare i tempi ed eliminare il rischio di errori umani. Per gestire in modo agile un Gruppo composto da 9 società in 7 Paesi con 5 valute diverse era anche essenziale uniformare i processi e le logiche aziendali, raccogliendo i dati di tutte le società in un’unica piattaforma per facilitare la comunicazione e l’analisi dei dati a livello di Gruppo. Sempre allo scopo di migliorare la trasmissione delle informazioni, Dorelan aveva anche bisogno di uno strumento che permettesse di condividere i risultati in tempo reale con il CdA, con tutte le società del Gruppo e con gli stakeholder esterni. La soluzione scelta doveva inoltre essere trasversale, in modo da poter essere utilizzata da diverse aree aziendali.

Con il sostegno del partner K.Group, Dorelan ha individuato Board come strumento ideale per rispondere a queste esigenze. Sin dall’inizio, la piattaforma si è rivelata particolarmente dinamica e flessibile, offrendo la possibilità di creare diversi scenari e metterli a confronto tra loro velocemente, eliminando in breve tempo il ricorso ai fogli di calcolo. Anche dal punto di vista dell’analisi dei dati, Board ha subito portato risultati incoraggianti, grazie a funzioni di drill-down avanzate che hanno permesso a Dorelan di aumentare notevolmente la granularità dei dati, per una pianificazione più accurata.

Dorelan ha scelto di implementare Board a partire dalla pianificazione degli ordini. Grazie alla piattaforma di Integrated Business Planning di Board, l’azienda è adesso in grado di fare stime accurate delle vendite e di tutte le voci di costo dei prodotti. Dorelan gestisce in Board anche lo stato patrimoniale, dalla costruzione del capitale circolante netto alla pianificazione dei CapEx e alla previsione di nuovi mutui e finanziamenti, con gli interessi collegati al conto economico. In questo modo, l’azienda è arrivata a sviluppare un budget consolidato manageriale a livello di Gruppo in Board.

Una volta implementate le funzionalità per la pianificazione, Dorelan ha integrato lo strumento GCR di Board per la gestione del consolidato civilistico. Dopo aver individuato le necessità specifiche dell’azienda, Dorelan ha potuto dotarsi di uno strumento su misura con cui attuare un processo di raccolta e validazione efficace con controlli intercompany che permette la redazione del bilancio consolidato.

Oggi Dorelan può contare su funzioni di riconciliazione dei saldi intercompany su misura e su una struttura sinergica e personalizzata in base alle specificità e alle complessità del Gruppo. I dati e i processi di tutte le società sono infatti integrati in un unico ambiente, e il sistema permette di analizzare, verificare e storicizzare i dati, visualizzando immediatamente le differenze tra il dato aggiornato e le versioni precedenti. L’azienda ha inoltre apprezzato una notevole riduzione dei tempi di produzione dei dati e del carico di lavoro dei key user: il flusso di lavoro attuale, più ordinato ed efficiente, permette di dedicare più tempo all’analisi critica dei dati e allo sviluppo di soluzioni e simulazioni che possono essere facilmente trasmesse al CdA e a tutti gli stakeholder. L’implementazione di Board ha inoltre portato un netto miglioramento del knowledge sharing tra le diverse aree aziendali, oltre a un generale aumento della flessibilità nelle analisi dei dati a supporto delle decisioni strategiche.

Nel prossimo futuro, il Gruppo prevede di estendere l’uso di Board a tutte le aree strategiche aziendali, con la possibilità di esplorare anche le funzioni di Board relative al retail.