Pianificazione integrata delle vendite e delle operations presso KUKA

Dalla saldatura alla fonderia, dall’utilizzo del laser ai processi di imballaggio, i robot di KUKA Robotics migliorano l’intera supply chain dal reparto presse alla tinteggiatura, fino all’assemblaggio finale. Questi aiutanti flessibili e versatili si stanno facendo strada all’interno di molti settori produttivi, tra cui l’industria alimentare, plastica, metallurgica, elettronica, medico-tecnologica, e persino nell’entertainment.

Nel 2015 KUKA ha ricavato circa 3 miliardi di Euro dalla vendita dei propri robot e soluzioni di automazione, raggiungendo il miglior risultato nella storia dell’azienda. Il Gruppo ha grandi progetti per il futuro, come ha affermato il CEO Till Reuter in un’intervista a “Die Welt” nell’aprile 2015. Reuter riconosce enormi opportunità di crescita in molti nuovi settori, anche oltre il confine dell’automotive, e ritiene che le vendite potrebbero aumentare fino a 4-4,5 miliardi di Euro, a prescindere da ulteriori acquisizioni. 

La sfida: creare un rolling plan a livello company per supportare la crescita

Per continuare il nostro percorso di crescita non basta sviluppare prodotti innovativi: occorre anche una pianificazione accurata. Proprio all’interno di questo ambito KUKA ha individuato un potenziale miglioramento. Come ha spiegato Axel Flechtenmacher, Global Director for Planning & Logistics di KUKA Robotics:

“Abbiamo bisogno di controllare la nostra crescita e quindi abbiamo necessità di una gestione dello sviluppo e del cambiamento molto precisa, basata su un processo di pianificazione continuo e completo che copra tutti i reparti e le sussidiarie coinvolte.”

KUKA aveva anche la necessità di ristrutturare la logica della pianificazione, introducendo workflow e livelli gerarchici di autorizzazione e garantendo maggiore decentramento attraverso l’integrazione dei flussi top-down con quelli bottom up.

Prima di implementare Board, i reparti di KUKA effettuavano una pianificazione solo su Excel e in modo separato l’uno dall’altro:

 “Il processo di pianificazione era frammentato e richiedeva molto tempo perché ciascun reparto utilizzava un foglio di calcolo Excel con i propri dati, senza poter appoggiarsi a un unico database con dati certificati.”

ha affermato Flechtenmacher.

“Con l’obbiettivo di implementare una pianificazione S&OP integrata, volevamo introdurre una soluzione in grado di monitorare e controllare l’intero processo – dalla pianificazione strategica per l’area finanziaria e l’area vendite, fino alla pianificazione della produzione – basandoci su un database strutturato e comune alle varie aree aziendali. Inoltre volevamo integrare con la pianificazione tutte le esigenze più significative di analisi e reporting di ciascun settore dell’organizzazione”.

ha dichiarato Sebastian Brand, Head of Sales & Service Controlling presso KUKA Robotics.

Nell’area preposta al Controllo di Gestione di KUKA la soluzione doveva essere utilizzata per creare previsioni annuali a fine esercizio, effettuare previsioni “rolling” trimestrali, nonché introdurre un processo di budgeting triennale.

“Volevamo che ogni direzione locale fosse in grado di validare le voci di entrata all’interno del proprio gruppo – così da confrontare, ad esempio, l’andamento degli ordini ricevuti e la situazione delle entrate previste con quelli degli anni precedenti; oppure analizzare il cambiamento dei prezzi per linea di prodotto, o per settore di mercato.”

ha spiegato Sebastian Brand.

La direzione vendite e supply chain doveva usare il sistema S&OP per creare un demand planning e un master plan a 12-18 mesi, basato sulla pianificazione vendite.

“In precedenza utilizzavamo lo strumento di pianificazione dell’ERP SAP, ma non si era dimostrato sufficientemente avanzato per le nostre esigenze ed era diventato più un ostacolo che un aiuto. Le opzioni di data entry e di reporting erano troppo rigide e richiedevano molto tempo. Tra le funzionalità fondamentali che volevamo implementare, c’era il controllo sulla validità del piano vendite e del piano relativo alla domanda, sulla base dei clienti principiali, del portafoglio prodotti, e molto altro.” 

ha affermato Christina Stark, Global Demand Manager di KUKA.  L’azienda, inoltre, aveva la necessità di includere nei propri processi di pianificazione le risorse di produzione e i valori storici.

La soluzione: un approccio unificato alla pianificazione e all'analisi

“Abbiamo valutato più o meno tutte le soluzioni standard di pianificazione presenti sul mercato. Ben presto ci siamo resi conto che le nostre richieste per i processi di pianificazione erano troppo specifiche rispetto agli standard, poiché avevamo bisogno di unificare la pianificazione con la business intelligence, essendo per noi fondamentali le funzioni di analisi”

ha dichiarato Axel Flechtenmacher.

Flechtenmacher ha sottolineato, tuttavia, che il processo di selezione di KUKA è stato molto più di una semplice valutazione sulle funzionalità di un software:

“è anche su questo aspetto che il supporto di Board International è stato per noi fondamentale, vincendo rispetto ai competitor. I consulenti di Board hanno rapidamente sviluppato una soluzione adatta alle nostre esigenze. In un lasso di tempo davvero breve, Board si è dimostrata la miglior soluzione e ci è stata presentata in modo davvero professionale. Questo ci ha fatto capire che il team di Board International era davvero interessato e coinvolto nel nostro progetto.” 

Flechtenmacher ha proseguito evidenziando come Board International sia riuscito a dimostrare non solo impegno e volontà per la realizzazione del progetto, ma anche grande competenza dei propri consulenti:  

“Il progetto è stato avviato nel giugno del 2012. Entro l’autunno seguente volevamo già essere in grado di utilizzare l’applicazione per il processo di budgeting – che senza dubbio è il più complesso nell’attività di pianificazione.”

L’applicazione per il budgeting è stata implementata entro la scadenza prevista, portando benefici concreti al Controllo di Gestione:

“In precedenza eravamo costretti a inoltrare nelle varie sedi a livello mondiale diverse versioni di fogli di calcolo Excel, creando così problemi sia nell’aggiornamento dei dati, sia nell’allineamento e nella integrazione delle differenti informazioni. Ora abbiamo tutto in un unico sistema. Per la prima volta – finalmente – abbiamo un autentico workflow.” 

Insieme alla possibilità di inserire i dati di pianificazione, i responsabili delle vendite traggono vantaggio da report predefiniti, grazie a cui verificare immediatamente la validità dei dati che inseriscono e confrontare in modo facile le dimensioni di pianificazione con le serie storiche. Tutto questo consente al Controller la capacità di monitorare lo status della pianificazione a ogni fase di approvazione e di verificare quale stadio del piano si sia raggiunto. Il Controller, inoltre, può visualizzare e analizzare gli obbiettivi schedulati non appena essi siano inseriti nel sistema.

Il demand planning e il master plan sono stati implementati in una fase successiva. La pianificazione delle vendite può essere resa effettiva dopo una prima verifica sui numeri del demand planning. A questo punto le informazioni vengono elaborate in modo più dettagliato, associate ai siti produttivi e confrontate con le risorse di produzione disponibili. Tutto ciò dà luogo a un master plan, in base al quale vengono definiti l’approvvigionamento dei materiali e la pianificazione delle risorse.

In parallelo, un Planning Finanziario Integrato e un HR planning sono generati come sotto-progetti del master plan.

Kuka continua giornalmente a migliorare l’intero processo e il reporting integrato e ad ampliarne la diffusione, che si è già estesa a 30 aziende del gruppo Kuka Robotics in Germania, Europa, Asia, Nord e Sud America

I vantaggi: aumento della standardizzazione, controllo, accuratezza e collaborazione

“Grazie a Board, adesso abbiamo un processo di pianificazione omogeneo, standardizzato, che ci permette al contempo di ottimizzare l’impiego delle risorse. Le capacità di workflow di Board consentono a KUKA Robotics di monitorare le proprie performance in qualsiasi momento del processo di pianificazione, individuando esattamente lo stadio del processo. La qualità, l’accuratezza e la trasparenza della pianificazione sono aumentate in modo significativo, mentre il carico di lavoro – soprattutto per il Controller – è diminuito. Qualsiasi correzione o modifica apportata viene automaticamente applicata all’interno del sistema. Anche gli aggiornamenti sui vari report sono gestiti in modo automatico. Questa grande flessibilità della soluzione è impagabile per qualsiasi settore, non solo per l’automotive."

ha spiegato Flechtenmacher.

“I team di vendita nelle diverse business unit hanno ora l’opportunità di guidare al meglio i propri collaboratori grazie a processi e strumenti efficaci; e d’altro canto possiamo visualizzare i nostri piani di vendita con maggior livello di dettaglio."

ha aggiunto Sebastian Brand.  Gli specialisti della robotica, inoltre, traggono tutti i benefici di un database standardizzato e condiviso in tutta l’organizzazione. Si evitano così le lungaggini che derivano da molteplici richieste effettuate alle diverse sussidiarie.

“C’è stato un altro effetto molto positivo. Mi riferisco al modo in cui Board ha permesso ai vari reparti di collaborare più da vicino grazie allo scambio dettagliato e strutturato di idee e informazioni, promosso dall’utilizzo di schermate condivise per la pianificazione” 

ha evidenziato Flechtenmacher. 

“In passato, la pianificazione era una attività frammentata da tutti i punti di vista. Finalmente si è evoluta in un autentico lavoro di squadra”.