Miglioramento delle attività di reporting e budgeting a livello di gruppo in Giacomini

Da più di 30 anni, Giacomini ha iniziato un percorso di miglioramento continuo che l’ha portata a ottenere più di 200 certificazioni di prodotto da diversi enti a livello globale. Da anni, una delle priorità aziendali è la sostenibilità, sia dal punto di vista ambientale che sociale, perseguita attraverso un uso sostenibile di acqua ed energia, con un focus sul benessere e la sicurezza dei lavoratori e sul rispetto del territorio. Negli ultimi tempi, questa attenzione alla sostenibilità si è tradotta principalmente nel processo di transizione energetica verso una drastica riduzione delle emissioni di CO₂, una distribuzione dell’acqua più sicura attraverso l’uso di materiali senza piombo, l’uso di fonti energetiche alternative come i sistemi a idrogeno e il risparmio energetico attraverso pompe di calore e sistemi radianti. Inoltre, l’aumento dei prezzi nel mercato energetico e delle materie prime come l’ottone ha portato Giacomini ad avviare un percorso di innovazione dei processi industriali, con investimenti in impianti che rispettino standard più elevati in termini di qualità ambientale e produttività, e ad attuare cambiamenti organizzativi per rispondere velocemente alle esigenze di un mercato in continua evoluzione.

In questo contesto, per un Gruppo delle dimensioni di Giacomini, con 18 organizzazioni internazionali e oltre 3.000 clienti in 100 Paesi e più di 10.000 codici di vendita, è diventato essenziale poter raccogliere e gestire i dati in un unico sistema omogeneo a livello di Gruppo che permetta un’analisi più veloce e con livelli di dettaglio diversi in base alle esigenze e che consenta di integrare facilmente i dati operativi con i dati economici e finanziari.

Durante il processo di miglioramento dei processi aziendali sono inoltre emerse alcune criticità su cui era necessario intervenire: innanzitutto, bisognava ridurre i tempi di raccolta e aggiornamento dei dati e di preparazione dei report per il team di controllo di gestione, che spesso faticava a tenere il passo con le crescenti richieste di analisi e scenari di budget e che doveva dedicare troppo tempo ad attività manuali a scarso valore aggiunto, sacrificando l’analisi critica dei dati. Senza un accesso diffuso alle informazioni, la collaborazione nell’analisi dei dati e la condivisione delle conoscenze erano inoltre piuttosto limitate, sia all’interno del team di controllo di gestione che a livello aziendale. Di conseguenza, mancava anche una responsabilità condivisa a livello di Gruppo.

Al momento dell’implementazione di Board, nell’ultimo trimestre del 2022, Giacomini ha scelto di non stravolgere i processi aziendali, limitandosi a ottimizzarli per renderli più veloci ed efficienti. Il punto di partenza è stato il management reporting: sono state trasferite su Board le chiusure gestionali con le 14 società che in precedenza venivano consolidate a mano su fogli di calcolo ed è stato unificato il piano dei conti, riportando tutte le società a un modello unico di conto economico e stato patrimoniale. Questo ha permesso di importare i file da altre piattaforme e gestire le informazioni con molta più velocità e con profondità diverse. Nel 2023 sono stati inseriti in Board i processi di budgeting, e dal 2024 Giacomini gestisce in Board anche il consolidato civilistico grazie alla soluzione GCR.

Oggi Board è lo strumento centrale su cui vengono raccolte tutte le informazioni e su cui vengono preparati tutti i report fondamentali, senza la necessità di esportare presentazioni o report su altri software come Excel o PowerPoint. Tutte le società partecipano direttamente alla creazione del budget, e la gestione dei dati è stata ottimizzata in modo da ridurre i tempi e diminuire drasticamente gli errori, con la possibilità di consultare dati sempre aggiornati con un livello di dettaglio estremamente elevato e di creare scenari di simulazione affidabili.

Board ha avuto anche un notevole impatto sulle persone: l’introduzione di una soluzione così efficace, flessibile e facile da utilizzare ha favorito la crescita professionale degli utenti, ha aumentato le attività a valore aggiunto e migliorato la collaborazione e la condivisione delle conoscenze. Rendendo i dati accessibili a tutti in tempi brevi, Board ha modificato la cultura aziendale e ha dato il via a un processo di miglioramento continuo, coinvolgendo sempre più funzioni aziendali nei processi di reporting e analisi dei dati in Board.

Dato il successo della piattaforma, l’azienda prevede di avviare dei corsi di formazione per diffondere ancora di più Board all’interno del Gruppo. Inoltre, a breve verrà gestito in Board anche il rolling forecast delle vendite, per rivedere anche mensilmente le previsioni di vendita, e il budget integrato per allineare al meglio la pianificazione della produzione ai dati sulle vendite. I team di Board e Giacomini stanno collaborando anche per arrivare a gestire in Board il cash flow e gli indicatori finanziari, oltre a inserire nella piattaforma sempre più attività di reporting. Infine, il Gruppo ha in programma di integrare in Board anche la gestione degli indicatori ESG (Environmental, Social, and Governance).