Ottimizzazione dei processi di financial planning e di simulazione in Tetra Pak

La sfida: velocizzare le procedure nell’area finance 

In seguito a un esame dei processi adottati in ambito finance, Tetra Pak aveva individuato l’esigenza di un modello di lavoro più agile, non più basato su Excel, che consentisse di abbandonare lo statico sistema di raccolta e presentazione dei dati finanziari adottato fino ad allora. Sergei Leschinsky, Responsabile della divisione Business Information Management presso Tetra Pak, precisa:

“Con il sistema adottato in precedenza, la realizzazione di nuove versioni dei piani finanziari richiedeva moltissimo tempo, e questo era uno dei nostri maggiori problemi”.

La gestione manuale dei fogli di calcolo richiedeva molto tempo e non consentiva ai team di concentrarsi sulle attività di pianificazione e sul loro valore strategico. 

Il team finanziario di Tetra Pak aveva bisogno di una soluzione che semplificasse i modelli di simulazione. Oltre a richiedere tempi molto lunghi per essere costruiti, i modelli di simulazione adottati fino ad allora non erano in grado di rimanere al passo con la volatilità e le altre caratterisitche tipiche dei mercati moderni.

Tetra Pak era quindi alla ricerca di un software vendor che offrisse una soluzione capace di velocizzare il processo di financial planning e di migliorarne la qualità. In seguito ad uno studio di mercato, la scelta dell’azienda è ricaduta sulla piattaforma di Decision-Making Board, che rispondeva a tutti i requisiti determinati in fase di analisi. Il fattore decisivo che ha orientato la scelta di Tetra Pak è stata la natura flessibile della piattaforma Board, che offriva trasparenza ed efficienza e consentiva di semplificare tutte le fasi del processo di pianificazione finanziaria. Parlando del processo di software selection, Sergei sottolinea:

“La filosofia di Board relativa ai processi di planning coincide perfettamente con le esigenze di Tetra Pak nell’ambito della pianificazione”.

Board può essere implementato rapidamente, rispettando le scadenze interne 

In seguito alla selezione del software vendor, il team di Tetra Pak aveva a disposizione solo tre mesi per implementare la prima versione della soluzione di financial planning basata su Board all’interno dell’organizzazione. Per rispettare la rigorosa scadenza era necessario spiegare ai consulenti di Board l’approccio di Tetra Pak alla pianificazione finanziaria. Occorreva infatticonsentire loro di fornire un valido aiuto nell’utilizzo della piattaforma e assicurarsi che il team di progetto interno e gli utenti finali di Tetra Pak fossero in grado di usare la piattaforma. 

Grazie alla solida collaborazione con i consulenti di Board, il team di Tetra Pak ha avviato la prima fase del progetto entro i tempi previsti. Sergei Leschinsky osserva: 

“È stato impegnativo, ma ci vuole flessibilità per raggiungere i propri obiettivi. Spesso le funzioni predefinite di un software rappresentano un ostacolo e si è costretti a cercare delle soluzioni alternative per aggirare quel limite. Questo processo richiede molto tempo e rallenta la fase di implementazione; ma con Board questo non è successo”.

Grazie alla flessibilità intrinseca della piattaforma di Board, infatti, Tetra Pak ha potuto rispettare tutte le scadenze interne. L’implementazione di una soluzione in grado di adeguarsi perfettamente ai requisiti di business specifici e ai processi interni di un’azienda richiede generalmente molto meno tempo rispetto all’implementazione di soluzioni preconfigurate, che invece impongono i processi progettati dal vendor. 

Il project team di Tetra Pak di consulenti di Board si è costituito in meno di una settimana. In seguito sono bastatiall’organizzazione solo un paio di giorni dedicati alla formazione degli utenti finali (partendo dal team finance), che hanno imparato rapidamente a utilizzare in maniera autonoma e indipendente la piattaforma Board e a impiegarla correttamente nel processo di financial planning. Come spiega Sergei:

“In un primo momento ci siamo avvalsi dell’aiuto dei consulenti di Board per imparare a usare la piattaforma, dopodiché abbiamo potuto declinarne l’uso in base alle nostre esigenze”.

In soli tre mesi è stata completata la prima fase del progetto e la piattaforma Board è stata inserita nel processo di pianificazione finanziaria.  

La piattaforma Board garantisce totale flessibilità nei processi di simulazione e di financial planning 

Board unifica i dati provenienti dall’intera organizzazione Tetra Pak, compreso l’elevato volume di dati storici archiviati in molteplici sistemi. Per l’organizzazione era fondamentale poter raccogliere i dati in modo rapido e semplificato e sfruttarli per eseguire analisi sempre più precise.  

Il processo di pianificazione finanziaria di Tetra Pak prevede la realizzazione di un rolling plan. Ogni anno vengono create diverse versioni del piano (“ottimistica”, “pessimistica” e “realistica” – per così dire), che vengono poi sottoposte ai senior stakeholder per la essere riviste, modificate e approvate. Al termine di questo processo viene stabilita la versione finale del piano che costituirà la baseline per il budget dell’anno successivo. Prima di passare a Board, il rolling plan veniva eseguito utilizzando una combinazione di fogli di calcolo di Excel collegati fra loro. 

Questo processo era ancora in uso dopo l’implementazione di Board, ma Tetra Pak desiderava introdurre un approccio più agile all’analisi e alle simulazioni What-If.

Adottando la piattaforma Board, Tetra Pak ha potuto abbandonare i fogli di calcolo di Excel, che rallentavano la pianificazione finanziaria. Il processo impiegato oggi nell’organizzazione ha mantenuto la stessa logica: il team finanziario prepara diverse versioni di un piano; queste vengono riviste e modificate dall’Office of Finance prima di essere sottoposte ai senior stakeholder per le modifiche finali; infine, viene stabilito il piano ufficiale. 

La vera svolta segnata da Board in questo processo consiste nella possibilità di simulare l’impatto dei vari scenari e di condurre analisi What-If. Parlando dell’efficacia del rapido processo di simulazione, Sergei afferma:

“Con Board è tutto un altro mondo. Il software ci permette di basare la pianificazione su processi semplici e dati solidi. Senza la simulazione, quindi senza l’individuazione delle varie previsioni e il confronto fra di esse, la qualità del risultato finale della pianificazione sarebbe sensibilmente ridotta”.

Ad esempioTetra Pak è ora in grado di simulare diversi tassi di cambio in pochi secondi e di prevederne l’impatto sui risultati finanziari dei prossimi anni. Questa nuova funzionalità consente di basare la propria attività su un processo di planning ancora più preciso e realistico. Inoltre, durante il processo di pianificazione, il team finanziario ha la possibilità di confrontare attivamente le diverse versioni di un piano su un’unica piattaforma. Così facendo, riesce ad avere una visione generale dei piani pessimistici, ottimistici e realistici realizzati ogni anno e sottoposti a revisione. 

I vantaggi per il cliente: pianificazione a breve e a lungo termine a seconda delle esigenze 

Board massimizza la capacità di pianificazione dei team finanziari, offrendo tutti i vantaggi di una soluzione performante e flessibile che si adatta al loro metodo di lavoro. Il team di Tetra Pak ha ottenuto enormi vantaggi dall’utilizzo della piattaforma Board nel processo di financial planning. 

Una soluzione di facile utilizzo 

I sistemi di difficile implementazione e poco intuitivi fanno sprecare tempo prezioso. Questo non avviene con Board: il sistema risulta facile e intuitivo per tutti gli utenti, dagli administrator agli application designer, passando per gli esperti dell’ambito finance, il cui ruolo è fondamentale per l’inserimento, il calcolo e l’analisi dei dati finanziari.  

Una soluzione completa per la pianificazione 

Board fornisce tutti gli strumenti necessari per acquisire e connettere dati, creare e aggiornare database, elaborare i calcoli richiesti, impostare profili utente funzionali e determinare restrizioni di accesso ai dati, nonché inserire, presentare e analizzare i dati finanziari in un unico ambiente.   

Un modello di dati flessibile 

Il modello di dati offerto da Board è estremamente flessibile e performante. Ecco cosa dichiara Sergei al riguardo:

“Non abbiamo mai dovuto scontrarci con dei limiti funzionali, né abbiamo avuto necessità di ridurre le dimensioni di analisi. Non abbiamo mai avuto questo tipo di problemi con il software Board”.

Tetra Pak ha integrato e caricato un notevole volume di dati nella piattaforma Board, riuscendo anche a rispettare i vincoli delle scadenze interne.

“Tutto il lavoro è stato svolto in due mesi, e ritengo che ciò dimostri perfettamente quanto sia facile usare Board e implementarlo in tutta l’azienda”.

Un potente motore di calcolo 

Il motore di calcolo di Board, come spiegato da Sergei, lavora attraverso un database multidimensionale con significative capacità di analisi, pianificazione e previsione. Il motore esegue simulazioni e valuta i vari scenari relativi al processo di financial planning. Sergei afferma:

“L’intero processo è talmente efficiente che, quando si modifica un numero, questo compare immediatamente nella tabella o nel grafico che si sta utilizzando”. 

Il team di Tetra Pak è rimasto positivamente impressionato dalla potenza del motore di calcolo offerto dalla soluzione di Board. Creare la logica di calcolo è molto semplice e non richiede conoscenze approfondite di coding o l’abilità di unire stringhe di formule complesse. 

Un processo di simulazione efficiente 

La precedente modalità di lavoro basata su fogli di calcolo consentiva una simulazione parziale degli scenari e non era in grado di garantire l’efficienza necessaria per una pianificazione ottimale. Tetra Pak voleva essere in grado di eseguire simulazioni più rapide per prevedere gli scenari possibili e adattare i propri piani su quella base. 

Sergei precisa:

“Possedere una soluzione che consenta una simulazione efficiente è un vantaggio enorme in un mercato in continua evoluzione. Con Board, creare diverse versioni di un piano ed eseguire simulazioni è estremamente semplice rispetto all’uso dei fogli di calcolo”.

Tetra Pak ha tratto numerosi vantaggi dall’uso di Board: 

• Maggiore qualità e rapidità del processo di decision-making, soprattutto grazie alla capacità di Board di eseguire simulazioni e analisi di scenari What-If in ambito finance. 

• Sensibile riduzione del tempo impiegato per la preparazione dei piani finanziari, grazie soprattutto alla simulazione e all’analisi delle diverse versioni del piano (che ora possono essere generate contemporaneamente e confrontate in un unico ambiente).  
• Maggiore efficienza del processo di planning, grazie alla sostituzione del modello basato su Excel con una metodologia di Integrated Business Planning (IBP)
• Maggiore tracciabilità del processo di pianificazione finanziaria in una piattaforma basata sui dati che offre all’ambito finance completa visibilità e un single point of truth. 
• Riduzione del margine d’errore comunemente legato alla pianificazione e al lavoro basati su Excel. 
• Capacità di modificare e utilizzare rapidamente la logica di calcolo durante l’intero processo di pianificazione. 

Per riassumere in una espressione i vantaggi riscontrati in Tetra Pak, Sergei ha detto di Board:

“Massima flessibilità: permette di fare qualunque cosa!”

Il futuro di Board in Tetra Pak 

L’opportunità di far evolvere l’uso di Board è concreta, resa possibile dalla natura flessibile della piattaforma.

“Il nostro obiettivo principale era quello di implementare una soluzione che migliorasse il processo di financial planning. Ma dopo aver familiarizzato con la soluzione, ci siamo subito resi conto che la sua utilità non si limita alla pianificazione finanziaria: è una soluzione in grado di semplificare e migliorare l’intero processo di decision-making, in ambito finance ma anche in altri ambiti”,

precisa Sergei. E aggiunge:

“Dopo aver modellato i dati, identificato la logica e i passaggi, le dimensioni e i calcoli, è possibile implementare Board per qualsiasi processo necessario all’organizzazione. Siamo molto soddisfatti del progetto. Mi sento di consigliare Board soprattutto per la sua flessibilità e per la sua capacità di rispondere a specifiche necessità di business, che è l’aspetto che apprezzo di più di questa soluzione”.