Pianificazione di business integrata in PAC 2000A

PAC 2000A è la più grande delle cooperative associata al COnsorzio NAzionale Dettaglianti. Fondata nel 1972, con una rete di vendita che oggi si estende in gran parte del Centro e Sud Italia - dall’Umbria fino alla Sicilia passando per il Lazio, la Campania e la Calabria – conta oltre 1000 soci, che portano avanti ogni giorno la missione per cui i primi dettaglianti si unirono quasi 50 anni fa: sviluppare la cooperazione fra esercenti, tutelare e far crescere la redditività delle imprese associate, migliorare costantemente la qualità del servizio e dell’offerta, per rispondere alle esigenze dei clienti.

Con il completamento dell'iter di fusione, per incorporazione, della cooperativa Conad Sicilia, PAC 2000A ha consolidato la sua posizione di prima cooperativa del Consorzio Conad, sia in termini di fatturato che di estensione teritoriale.  La nuova PAC 2000A è una grande cooperativa formata da 1.050 soci imprenditori legati al territorio e alla comunità, uniti insieme per affrontare al meglio le sfide future attraverso il consolidamento del modello imprenditoriale Conad, il rafforzamento competitivo, nuove sinergie logistiche e organizzative e soprattutto una maggiore capacità d’investire per un piano di crescita e di sviluppo in tutto il centro e sud Italia.

PAC 2000A pone il socio e la sua attività imprenditoriale alla base delle scelte e delle strategie; un socio al quale fornisce assistenza per l’acquisto e il rifornimento delle merci, l’elaborazione di strategie di mercato, la progettazione e ristrutturazione dei punti vendita, la realizzazione di materiale pubblicitario e la formazione del personale.

• 4,5 miliardi di euro di fatturato
• 22,95% market share
• 1500 punti vendita
• 20.000 collaboratori

Il processo di selezione: Tecnologia e Metodologia

L’obiettivo fondamentale di PAC 2000 A nell’approccio al tema della BI e del Performance Management è stato determinato da una duplice necessità: da un lato quella di coniugare in un’unica piattaforma tecnologica le informazioni provenienti dai vari sottosistemi eterogenei, così da semplificare i processi di analisi e di pianificazione; dall’altro l’esigenza di dotarsi di un metodo per l’implementazione,  la gestione e la condivisione di modelli di controllo delle performance, continuamente suscettibili di integrazioni e modifiche, per rispondere in modo efficace e veloce alle altrettanto veloci dinamiche della grande distribuzione organizzata.

“In PAC 2000A abbiamo una storia di sviluppo di applicazioni: per molti anni abbiamo risolto le nostre esigenze internamente, progettando e implementando internamente soluzioni di analisi che si basavano su tecniche tradizionali. Quando la dimensione dell’azienda, e quindi la dimensione dei dati da monitorare e controllare, sono diventate tali da non poter essere più gestite con strumenti tradizionali, abbiamo cercato sul mercato uno strumento che ci aiutasse  a migliorare le nostre capacità di controllo e conoscenza delle informazioni” – ha ricordato Vanni Chioccoloni, CIO di PAC 2000A. “Dopo un’attenta fase di selezione basata su una griglia di comparazione tra vendor e con diversi stakeholder coinvolti, abbiamo scelto la piattaforma di decision-making Board. Contestualmente PAC 2000A ha scelto K.Group come partner per l’implementazione del progetto, apprezzandone l’approccio metodologico di gestione del patrimonio informativo aziendale a supporto dei processi decisionali”.  

Dalla BI all’Enterprise Performance Management: espandere l’utilizzo di Board seguendo la via dell’Integrated Business Planning.

Il primo approccio di PAC 2000A con il software Board è stato quello di utilizzare le funzionalità di analisi e reporting, ma ben presto il team di lavoro iniziale si è reso conto che la piattaforma consentiva molto più di quanto immaginato:

“Ci siamo accorti non solo che le capacità di analytics di Board erano molto più sofisticate di qualsiasi altra applicazione utilizzata in precedenza, ma anche che potevamo estendere l’uso della piattaforma all’ambito della pianificazione e, in generale, dell’Enterprise Performance Management, così da fornire supporto alle decisioni dei nostri top manager” – ha spiegato Vanni Chioccoloni.

            Negli anni, infatti, il team di risorse interne si è ampliato coinvolgendo responsabili di diversi dipartimenti dell’organizzazione: dal CRM all’IT; dalle vendite alla logistica. Adottando inizialmente una logica bottom-up, questo team ha saputo recepire e interpretare adeguatamente le esigenze provenienti dai processi di operations, fino a quelle proprie del controllo di gestione, realizzando una piena integrazione tra la dimensione operativa e quella economico-finanziaria dell’azienda, fino a concretizzare un vero e proprio Integrated Business Planning (IBP). Infatti, grazie all’approccio IBP della piattaforma Board, PAC 2000A è stata capace di collegare l’area commerciale e acquisti con l’area amministrativa e il controllo di gestione, con l’obbiettivo di avere una assoluta convergenza tra le logiche commerciali e le rilevazioni contabili, garantendo – tra i vari aspetti - anche il pieno controllo su premi e contributi. Inoltre, sempre valorizzando l’approccio IBP, l’utilizzo di Board è stato esteso al settore della logistica, per monitorare le performance dei trasporti, fino a sviluppare modelli di analisi che consentono al responsabile della logistica di monitorare costantemente tutti gli ambiti di gestione delle merci, fino ai singoli item del magazzino. “Abbiamo introdotto Board in tutte le aree aziendali implementando un centinaio di progetti, orientati a supportare il management di PAC 2000A nel monitoraggio delle performance commerciali e logistiche, sia in ambito Sell-in, quindi per le vendite della Cooperativa, sia in Sell-out, cioè per le vendite della nostra rete” – ha proseguito Chioccoloni. “Possiamo dire, insomma, che l’unico ambito in cui non è stato utilizzato Board è il centralino!”

Alcuni esempi di applicazioni realizzate con la piattaforma Board riguardano i seguenti ambiti:

• Margine commerciale settimanale
• Analisi collection – analisi degli andamenti e dei riordini premi nella gestione delle Collection Fidelity
• Analisi movimentazioni resi su iniziative promo
• Analisi OS (offerta/standard) “contingentate”: monitoraggio delle vendite degli articoli in OS riservate ai possessori Fidelity Card
• Monitoraggio e budget Ipermercati (vendite, marginalità e conto economico)
• Analisi competitività rete con controllo pricing e marginalità
• Gestione dei premi di fine anno e contributi da fornitori
• Monitoraggio logistica
• Analisi vendite canale Discount
• Controllo di gestione con l’obiettivo dell’assoluta convergenza tra logiche commerciali e rilevazioni contabili
• Monitoraggio sistema Ticketing dei punti vendita

“Abbiamo cominciato a utilizzare Board integrandolo con il nostro CRM, per poi passare al settore vendite, dove abbiamo tratto vantaggio dalle capacità della piattaforma di analizzare i dati dell’area Sales e di Sell-In dei nostri punti vendita.” – ha ricordato Vanni Chioccoloni. “Abbiamo utilizzato Board anche per valutare le performance del nostro sistema di ticketing, cioè delle chiamate di assistenza che provengono dai nostri punti vendita, per poter ottimizzare le risorse e garantire la continuità di business.”

Promuovere le best practice in tutto il Gruppo: la conoscenza come business model

Il Dipartimento IT di PAC 2000 ha diffuso l’utilizzo di Board in centinaia di punti vendita del Gruppo, riuscendo a rispondere alle esigenze dei singoli punti vendita - ciascuno con i propri criteri di valutazione delle performance - e mantenendo al contempo una baseline informativa unica e completa. Come ha spiegato Chioccoloni,

“Dopo una fase iniziale durante la quale la nostra area IT aveva impostato i modelli di analisi e di reportistica per l’azienda, si è diffusa via via una nuova cultura aziendale per il controllo e la gestione delle informazioni. Infatti il passaparola favorevole degli utenti ci ha consentito di allargare sempre di più l’ambito di applicazione di Board e le best practice realizzabili con questa piattaforma. Ad oggi abbiamo 350 punti vendita informatizzati, dove i processi di performance management sono completamente digitalizzati e collegati a un Single Point of Truth, dedicato a recepire i flussi di dati da e verso i punti vendita.”

Grazie a questa robusta baseline informativa realizzata, gestita e controllata con Board, PAC 2000 riesce a coniugare insieme dati provenienti da diversi database e rappresentarli in report, dashboard e scorecard che forniscono una visione integrata: in questo modo i decision-maker non devono preoccuparsi della fonte delle informazioni, e quindi della loro veridicità, coerenza e completezza, perché esse sono validate nel database di Board, che garantisce la qualità del dato.

Oltre agli utenti di Board della rete di punti vendita, PAC 2000 conta altri 300 utenti della cooperativa che traggono vantaggio quotidianamente dallemoltissime applicazioni costruite sulla piattaforma di decision-making. Board, infatti, non si è diffuso solo trasversalmente tra i dipartimenti dell’azienda, ma anche tra le diverse aziende del Gruppo:

“Ad esempio l’azienda che gestisce tutto il nostro canale discount è una società che è separata – per così dire - da PAC 2000 e che utilizza sia applicazioni di Board create ad hoc per le loro esigenze specifiche, sia applicazioni già sperimentate con successo dai nostri collaboratori in PAC 2000” – ha affermato Chioccoloni. “Un altro esempio è l’azienda che gestisce in autonomia tutto il canale ipermercati, dove era emersa la necessità di sviluppare modelli particolari, più rispondenti al loro tipo di business, rispetto alle applicazioni di Board che avevamo dedicato ai punti vendita. Grazie alla grande flessibilità di Board e al supporto di K.Group siamo riusciti a realizzare delle soluzioni adeguate alle richieste.”

Uno dei driver principali che hanno accelerato la diffusione di Board in PAC 2000 e nelle aziende del Gruppo di cui fa parte è stata la possibilità che la piattaforma offre di acquisire velocemente know-how sia nell’ambito della BI che nell’ambito del Performance Management, avendo come riferimento un singolo prodotto, anziché molteplici moduli ciascuno con una propria architettura e logica di funzionamento.

“Abbiamo circa sette persone autonome nello sviluppo e nella creazione di progetti e applicazioni su Board, coadiuvati dal partner K.Group che ci aiuta a implementare le nuove feature della piattaforma rilasciate dal vendor periodicamente” – ha aggiunto Chioccoloni. “Si tratta, dunque, di un knowledge team, più che di un semplice insieme di sviluppatori. Questo team, infatti, non solo crea soluzioni applicative su Board, ma mette in evidenza i vantaggi del loro utilizzo, spiegandoli agli utenti, e creando quindi un circolo virtuoso di promozione e adozione della piattaforma”.

A tal proposito, una delle esperienze con Board molto apprezzata dal Cliente è stata l’introduzione degli “EPM-meeting” (Enterprise Performance Management meeting): “sono incontri di esperti – sopratuttto di CRM, IT, HR, e di altre aree dell’organizzazione - che hanno deciso, quasi spontaneamente, di condividere quanto appreso durante l’implementazione delle applicazioni di Board, incontrandosi periodicamente per garantire continuità nella conoscenza, nel controllo e nella qualità dei progetti realizzati con Board. – ha spiegato Chioccoloni.

I partecipanti di questi veri e propri “Centre of Excellence” si occupano anche di analizzare l’utilizzo delle applicazioni di Board da parte degli utenti, sulla base di un’analisi dei log di accesso alla piattaforma, così da comprendere quali soluzioni risultino più efficaci, quali siano particolarmente necessarie, oppure quali sia opportuno modificare, individuando ad esempio quelle che hanno bisogno di una riprogettazione per essere più intuitive e vicine ai bisogni dell’utente.

“Partendo dalle potenzialità di questi EPM-meeting, puntiamo all’estensione delle best practice anche alle realtà di nuova acqusizione, come di fatto è accaduto quando Conad Sicilia è entrata nel nostro Gruppo. Non a caso abbiamo invitato, negli ultimi EPM-meeting, anche figure apicali del Gruppo, top manager e decision-maker di alto profilo, per presentare loro le soluzioni che possono essere interessanti per le aziende del Gruppo, ad esempio per l’area ipermercati, soprattutto dopo l’acquisizioni degli ex-Auchan” – ha concluso Chioccoloni.