Pianificazione finanziaria integrata e analisi a livello di Gruppo in Conad Nord Ovest

CONAD (COnsorzio NAzionale Dettaglianti) è la più grande organizzazione cooperativa italiana di imprenditori indipendenti nel commercio al dettaglio e leader in Italia nel settore supermercati.

Il Gruppo è attualmente strutturato in 6 cooperative:

• 59.000 addetti
• 14,3€ miliardi di Annual Revenue (+5,9% vs. 2018)
• 3651 Punti Vendita (comprensivi dei primi 66 ex rete Auchan)
• Presente in 1470 Comuni - 108 Province italiane
• 13,3% Market Share (fonte GNLC)
• 4€ miliardi di Sales Revenue per prodotti a marchio Conad (+8% vs. 2019)

La struttura del Gruppo è articolata su tre livelli: i “Commercianti indipendenti associati”, titolari degli esercizi commerciali uniti nel progetto di promuovere la cultura imprenditoriale e i valori cooperativi; le “Cooperative”, centri di acquisto e distribuzione, che sono gi altri cinque grandi gruppi cooperativi, ossia Conad Adriatico, Conad Nord Ovest, Conad Centro Nord, Pac 2000, Conad Sicilia; e il “Consorzio Nazionale”, centro di servizi, marketing e comunicazione per tutto il sistema.

CONAD non è solo un’insegna leader nel mercato italiano della distribuzione, ma è anche un modello d’impresa dalle caratteristiche uniche, che ha favorito processi di sviluppo economico e di coesione sociale nelle realtà in cui è presente, creando lavoro e imprenditorialità su tutto il territorio nazionale.

Nell'ottobre 2019, dalla fusione tra Conad del Tirreno e Nordiconad è nato Conad Nord Ovest, presente in sette regioni d'Italia, con un giro d'affari complessivo di 3,7 miliardi di Euro, 587 Punti Vendita, 387 Soci attivi, e oltre 16.00 addetti.

Il progetto Board in Conad Nord Ovest: pianificazione finanziaria e analisi end-to-end

• Ambiente integrato di Financial Planning & Analytics
  • ​Elaborazione Budget e preconsuntivo Soci
  • Ambiente CoGest e Rete vendita (consuntivo, budget, preconsuntivo)
  • Cruscotto Finance/Tesoreria consuntivo giornaliero
  • Simulazione risultato di Consolidato (consuntivo, budget, preconsuntivo)
  • Ciclo Commerciale
  • Pianificazione finanziaria di Gruppo
  • Gestione cespiti area consolidato
  • Pianificazione economica per Cooperativa
  • Pianificazione economica e finanziaria di Rete vendita
  • IFRS16
• Cruscotto aziendale (cooperativa - rete- filiera)
• Cruscotto conto economico su device mobile
• Cruscotto Incassi Soci
• Monitoraggio attività Dipartimento Marketing di Cooperativa
• Reporting anagrafica aziendale
• Activity Based Costing (Service Amministrativi)
• Analisi fidelizzazione Soci
• Monitoraggio inventari periodici di Rete
• Budgeting Logistics & Transportation
• Rapporto Negoziato  (monitoraggio raggiungimento obbiettivi Soci per detrminare premi e sconti)
• Cruscotto HR

La sfida: un software unico per un ambiente complesso

Il mondo Conad, come si è visto, è molto complesso e variegato. Ciò significa che l'ambito delle attività tipiche del Controllo di Gestione e - più in generale - dell'analisi, del reporting e del Performance Management - è amplissimo, anche perché - sottolinea Franco Iazeolla, Resp. Controllo di Gestione, Conad Nord Ovest -  "è necessario avere piena visibilità e controllo non solo dei numeri delle cooperative, ma anche di ciò che succede nella rete di vendita, fino al livello dei singoli dettaglianti."

Il controllo delle performance e la creazione di report e analisi in un ambiente cooperativo, infatti, si articola su due differenti prospettive: la cooperativa - ossia l’unità organizzativa erogatrice del servizio di approvvigionamento e di un’ampia gamma di servizi accessori - e il socio – cioè l’imprenditore che gestisce i punti vendita di proprietà:

Per avere una percezione immediata della complessità d’analisi che affrontiamo quotidianamente, basti pensare al fatto che una semplice decisione sul prezzo, oltre ad impattare sui risultati della cooperativa, va a cambiare centinaia di conti economici da noi gestiti

ha spiegato Iazeolla.

La struttura IT all’interno di CONAD Nord Ovest è basata su sistemi informativi di tipo dipartimentale: sono presenti soluzioni gestionali che curano l’aspetto commerciale, altre che seguono tutto il mondo dei punti vendita, altre ancora che si occupano dell’area amministrazione e finanza e infine ci sono soluzioni dedicate al marketing. Per realizzare un Performance Management all'altezza delle sfide che la crescita di CONAD comportava, già nel 2005 il management decise di creare un Database aziendale dedicato proprio al Controllo di Gestione, che fosse "alimentato" in modo automatico dai principali sistemi informativi dell'organizzazione: area commerciale, fornitori, HR, per quanto riguardava i processi delle cooperative, della rete e della raccolta degli incassi provenienti dai punti vendita.

"Fino ad allora - ricorda Iazeolla - utilizzavamo solo un insieme frammentato di fogli Excel. Avevamo bisogno di un ambiente che ci consentisse anche di effettuare operazioni di data entry durante le fasi del Controllo di Gestione, così da valorizzare tutte le voci che costituivano il Conto Economico. C'era tuttavia un ostacolo affatto trascurabile: la creazione, l'aggiornamento e in generale la "manutenzione" della reportistica (all'epoca basata su Crystal Report) era di dominio esclusivo della Software House a cui ci eravamo rivolti a suo tempo. Ogni volta che dovevamo fare una modifica, insomma, eravamo costretti a rivolgerci alla Software House, con le conseguenti lungaggini del caso. Ciò che cercavamo era un ambiente dedicato che fosse non solo unificato, ma anche flessibile e che permettesse la gestione dei report e delle analisi in modalità self-service".

Dopo aver provato SAP Business Object per la parte di reportistica, il management di Conad si rese conto che la soluzione scelta non rispondeva alle esigenze del Gruppo. Tant'è che - di fatto - si continuò ad utilizzare Excel e a presentare i dati su Powerpoint, rimanendo all'interno dei limiti di un sistema troppo complicato e farraginoso, soprattutto per una organizzazione come Conad, di grande complessità e dalle molteplici sfaccettature. Anche le simulazioni e il business model non potevano più essere gestiti su fogli di calcolo.

In questa situazione emersero sempre più chiaramente tre esigenze:

• continuare a seguire la strada dell'ambiente unificato per analisi, reporting e controllo di gestione - iniziata con la creazione di un Database dedicato al Controllo di Gestione - semplificandone l'operatività, anche grazie all'implementazione di percorsi strutturati attaverso cui alimentare il Database;
• fornire informazioni verificate e accurate, tali da aiutare i decision-maker, presentando report e simulazioni che fossero appetibili per il management, anche a livello tecnologico e di look & feel;
• essere autonomi rispetto ai sistemi informativi interni ed esterni, pur mantenendone il loro prezioso ruolo di fonti di dati

"Si trattava, dunque, di ottenere processi decisonali rapidi e data-driven. Per fare un esempio, se per prendere una decisione dovessimo aspettare il bilancio a consuntivo, avremmo dati certi, ma arriveremmo tardi. I nostri Soci e le nostre Cooperative hanno spesso a che fare con situazioni di emergenza, devono poter cambiare il piano in tempo reale al variare delle condizioni del mercato. Non possono certo aspettare il bilancio della contabilità, bensì occorre che agiscano prima, sulla base di algoritmi statistici che orientino le decisioni in modo proattivo" - ha proseguito Iazeolla. "Lo strumento che volevamo, doveva essere facile da utilizzare, fruibile e soprattutto unico per tutti i dipartimenti aziendali. Board ha risposto perfettamente a tutte queste esigenze.”

Una piattaforma a servizio del management: pianificazione, budgeting e analisi finanziaria per l'intero Gruppo, la rete di Cooperative e la rete dei Soci.

Durante la software selection, i responsabili del Finance hanno valutato diversi strumenti, da SAP Business Object, che era stato utilizzato per i report - ma con i limiti già rilevati -, alle principali soluzioni disponibili sul mercato della BI e del Performance Management. La scelta migliore si rivelò essere Board perché era l’unico strumento che forniva tutto quello che cercavamo in un unico ambiente, garantendoci la semplicità d’uso e la flessibilità necessarie per gestire in autonomia la creazione di nuove applicazioni e l’adattamento di quelle esistenti al continuo cambiamento delle esigenze di business" - ha ricordato Iazeolla. "Siamo riusciti nel nostro obiettivo non solo grazie alla bravura del team che collabora con me, ma anche grazie all’aiuto avuto dal team di consulenti di Board International e dal partner K.Group, che ha avuto l’intelligenza di capire l'importanza fondamentale di raggiungere la nostra autonomia nei processi di planning, analytics e reporting”.

Conad Nord Ovest in primo luogo costruisce su Board  la pianificazione finanziaria di Gruppo (cooperativa e rete di vendita), pianificando cioè quello che sarà il fabbisogno finanziario del triennio di tutte le società del Gruppo.  In secondo luogo, vengono elaborati  i budget economici di cooperativa e di rete, direttamente alimentati dai Soci. Infine - sempre attraverso la piattaforma Board - si gestiscono tutte le procedure per la rendicontazione finale.

Lo schema è una rielaborazione del grafico presentato da Conad Nord Ovest nel webinar del 17 Aprile 2020.

All'inizio dell'implementazione di Board in Conad Nord Ovest è stata realizzata una soluzione di budgeting, a cui è seguito il progetto del preconsuntivo, per poi sviluppare tutta l'area del Controllo di Gestione.  Il progetto ha quindi riguardato non solo l’elaborazione del budget a stretto contatto con la direzione, ma anche la consuntivazione mensile della cooperativa e della rete di vendita.

"Si è trattato di un lavoro molto complesso in cui la consulenza professionale e competente dei consulenti di Board si sono rivelate di grande aiuto" ha spiegato Iazeolla. "A questo proposito, Board ci ha supportato nello sviluppo di un workflow adeguato, ossia una sequenza procedurale delle varie attività di lavoro, per poter validare in modo certo ogni fase e arrivare alla fine del processo di pianificazione con un buon grado di sicurezza sui numeri che stavamo elaborando.

In effetti, prima di utilizzare Board, i team finance di Conad erano spesso limitati dalle rigidità di processi basati su fogli di calcolo, che comportavano rilevanti quantità di tempo, di risorse e di effort spese nelle attività di pianificazione e analisi. "Basti pensare - prosegue Iazeolla - che, con un bacino di circa 400 Soci proprietari e gestori di oltre 500 punti vendita (oltre ad alcuni gestori di parafarmacie e distributori di carburante), ci trovavamo a generare il budget ciascuno sul proprio foglio Excel personalizzato, per poi inviarlo a ciascuno Socio con i dati di consuntivo. A sua volta, ogni Socio, ci rispediva i fogli elettronici che dovevamo quindi "assemblare" e integrare insieme così da vedere gli andamenti complessivi previsti dalla nostra rete.

Utilizzando Board nella versione web SaaS, Conad Nord Ovest ha risolto queste lungaggini e superato i limiti dei fogli di calcolo: ogni socio, in maniera autonoma, si collega al server di Board semplicemente con una connessione internet ed elabora il budget dei propri punti di vendita all’interno di un progetto ben definito, che prevede fasi con livelli di approvazione susseguenti. In questo modo, ciascun socio segue una procedura chiara e standardizzata, che lo porta a completare il processo di budgeting, inviare il risultato alla cooperativa, pienamente consapevole degli algoritmi di calcolo che sono in uso, dei princìpi che stanno alla base della determinazione dei diversi KPI, e delle fonti informative da cui provengono i dati.

A quel punto, risulta molto semplice coniugare insieme i dati - nota Iazeolla -  perché sono tutti raccolti in modo completo e coerente nel database di Board, fornendo una Single Version of Truth  della realtà aziendale, percorribile attraverso tutte le dimensioni possibili che abbiamo creato e che sono subito disponibili per il nostro management e i nostri addetti, sui più diversi device, inclusi tablet e smartphone. In questo modo, abbiamo conseguito molti vantaggi rispetto alla precedente organizzazione dei processi decisionali, tra cui un risparmio in termini di costi, ma soprattutto di tempi. Le capacità di workflow incorporate nella piattaforma Board ci hanno permessso di costruire dei percorsi e delle procedure chiare che semplificano il lavoro per tutti i nostri addetti, perché possono operare all'interno di un ambiente standardizzato, senza rinunciare alla flessibilità.

Ad alimentare la Single Version of Truth aziendale vi sono tutti i dati dei DB dell'organizzazione, di qualsiasi tipo essi siano: strutturati (i dati dei sistemi informativi transazionali ad esempio), oppure meno strutturati (tabelle, CSV, etc.). Ciò consente a Conad Nord Ovest di valorizzare pienamente l'enorme patrimonio informativo dell'organizzazione, trasformandolo in conoscenze e sintesi significative per il business.

"Nell'area Finance, in particolare, abbiamo ottenuto un grande vantaggio dalla condivisione, attraverso la piattaforma Board, delle competenze e delle esperienze che prima rimanevano "nascoste" - per così dire - all'interno del foglio di calcolo del singolo professionista del Finance" - ha sottolineato Iazeolla. "In altre parole, non serve più che i diversi membri del team di Controllo di Gestione riprendano o ricomincino il lavoro che i propri predecessori avevano lasciato chiuso in una serie di fogli Excel, comprensibili solo da questo o quel singolo utente".

Un vantaggio reale e quantificabile: 30% di riduzione dei costi operativi grazie a una piattaforma integrata di FP&A

Grazie all'unificazione dei processi di pianificazione finanziaria, analisi, reporting e business modelling sulla stessa piattaforma in modo standardizzato, automatizzato e basato su una robusta Data governance, Board ha portato il tradizionale FP&A di Conad Nord Ovest al livello successivo, tale da includere anche tutte le capacità più avanzate di BI, dashboarding, analisi multidimensionali, creazione e condivisione di KPI, utilizzate sugli stessi insiemi di dati condivisi nell'organizzazione. Per consentire al top management di visualizzare su Board in tempo reale la situazione dell'indebitamento del Gruppo, è stato inoltre creato un cruscotto che viene aggiornato ogni giorno e che include tutti i saldi dei conti correnti, confrontando  le varie condizioni per singola banca e singolo conto. E' stato poi intrapreso un percorso molto importante di sviluppo di progetti riguardanti il consolidamento finanziario. Infatti c'era la necessità di prevedere durante l'anno quale potesse essere il risultato aziendale finale, visto che il bilancio complessivo di Conad Nord Ovest viene poi analizzato dal sistema bancario:

Si è trattato di un lavoro estremamente significativo - ha ricordato Iazeolla - perché, a fronte di circa 57 società da consolidare, tra cui società strategiche, immobiliari, finanziarie e di gestione dei punti di vendita, avevamo bisogno di elaborare un set di indici patrimoniali e finanziari relativi all’area di consolidamento in base ai diversi scenari di pianificazione economico / finanziaria triennale e di assetto societario del Gruppo.  A tal fine il Consorzio Nazionale ci chiese di creare un Reporting di Sistema e - di fatto - abbiamo risposto a questa esigenza coprendo ogni area rilevante con una applicazione costruita su Board.

Ai fini della creazone del Reporting di Sistema di Conad Nazionale era fondamentale, dunque, elaborare annualmente e nei tempi previsi (entro il mese di Marzo dell'anno successivo), un set di indicatori sulla base di un processo integrato con le attività previsionali già in essere (preconsuntivi e budget economici), definendo tempi, attori coinvolti, aree societarie, documenti necessari e strumenti dedicati e integrati.

"Mi piacerebbe invitare tutti a visitare Conad Nord Ovest per vedere quanto abbiamo realizzato su Board e come Board promuova il nostro sviluppo tecnologico, stando al passo con l'innovazione. – ha concluso Iazeolla – „Solo così ci si può rendere conto completamente delle potenzialità di questo software e dei vantaggi di adottarlo nella propria azienda. Con il passaggio a questa soluzione unificata di BI e Performance Management abbiamo realizzato un risparmio di circa il 30% rispetto ai costi operativi che avevamo lavorando con gli strumenti di prima. Grazie a Board, infatti, oggi adottiamo le migliori metodologie possibili, diffondendole capillarmente in tutta la nostra complessa organizzazione, e minimizzando i tempi, gli errori e quindi i costi."