Pianificazione strategica, finanziaria e operativa unificate in Granarolo

Il Gruppo Granarolo, uno dei protagonisti italiani del settore agricultural & food, è costituito da due organizzazioni complementari: una cooperativa di produttori di latte – Granlatte – che opera nel settore agricolo e dove avviene la raccolta del prodotto naturale, e una Società per Azioni – Granarolo S.p.A. – dedicata alla lavorazione e alla immissione sui mercati dei prodotti finiti.

Con oltre 2700 dipendenti, infatti, l’azienda gestisce tutto il ciclo di vita del prodotto, fino alla distribuzione ai singoli punti vendita. 14 siti produttivi in tutta Italia, due in Francia, tre in Brasile, uno in Nuova Zelanda, uno nel Regno Unito e uno in Germania sono dedicati a prodotti lattiero-caseari, come latte fresco e UHT, formaggi freschi e stagionati e yougurt, ma anche cibi non caseari, come pasta, prosciutto di Parma, aceto balsamico, prodotti vegetali e dolci da forno.

Granarolo è l’unica filiera italiana basata su un sistema integrato di produzione, dove l’intero processo è controllato e diretto in stretta collaborazione con i migliori produttori locali. Questi gestiscono l’azienda attraverso una rete di cooperative che include 600 allevatori, una organizzazione che raccoglie il latte con 70 cisterne, e 720 veicoli che trasportano 850000 tonnellate di prodotto all’anno e riforniscono circa 50000 punti vendita ogni giorno, dove 20 milioni di famiglie italiane acquistano i loro prodotti Granarolo. Con questi numeri, l’azienda si colloca al primo posto tra le filiere casearie italiane.

Accanto al proprio mercato nazionale, la missione di Granarolo è quella di esportare la tradizione dei prodotti Made in Italy, all’interno e all’esterno della filiera casearia.“Siamo una azienda internazionale fondata nel 1957 in Italia, dove siamo cresciuti molto negli anni, partendo con la nascita del Consorzio dei produttori di latte di Bologna, ben presto conosciuto come “la Granarolo”. Il Consorzio di Bologna fu una delle prime esperienze di produttori impegnati non solo nella raccolta del latte, ma anche nella sua lavorazione e vendita”.  ha affermato Mario Cavallo, International Financial Controller di Granarolo.

Negli ultimi vent’anni l’organizzazione ha quasi triplicato il fatturato, grazie a un portfolio diversificato e all’espansione globale. Oggi Granarolo ha un fatturato annuo di circa 1,3 miliardi di Euro ed è presente in 76 Paesi in tutto il mondo, servendo oltre 40 milioni di consumatori. Il Gruppo è al primo posto tra le filiere del latte e casearie e tra i primi posti nei player del settore food & beverage in Italia.

Un nuovo modello di Controlling all'opera

Per supportare una crescita a livello mondiale con il proprio portfolio di prodotti ampio e diversificato Granarolo ha deciso di costruire un nuovo modello internazionale per le attività di controllo e pianificazione. Il management ha valutato molte soluzioni software, cercando una piattaforma tecnologicamente avanzata, capace di aiutare l’azienda a creare un Dipartimento di Group Controlling, collegato con le funzioni di controllo delle diverse business unit, tra cui l’area vendite, la produzione, la logistica e l’area amministrativa. La nuova soluzione doveva anche fornire un ambiente integrato che fosse conforme alle linee guida finanziarie e aziendali.

“Abbiamo scelto Board perché ha dimostrato di essere una soluzione eccellente nell’elaborazione di grandi volumi di dati – e vorrei sottolineare che abbiamo davvero enormi insiemi di dati da gestire -, in tempi molto brevi e con elevata flessibilità e capacità di integrarsi con gli altri sistemi informativi utilizzati (tra cui il nostro ERP SAP)” – ha ricordato Mario Cavallo. “Grazie a Board, una piattaforma potente e flessibile, abbiamo sviluppato un modello dinamico e agile per supportare la nostra espansione e diversificazione a livello mondiale”.

Il risultato del progetto è rappresentato da un processo di controllo e pianificazione strategico, finanziario, tattico e operativo, costruito attraverso la piattaforma Board, che incorpora anche un framework applicativo di analytics utilizzando la stessa soluzione software e basato sugli stessi insiemi di dati.“Ora abbiamo una complessa applicazione di integrated planning che si estende su differenti livelli del Gruppo, dal singolo cliente e prodotto fino alla società sussidiaria, passando per i livelli intermedi, coprendo molteplici aree, dalla pianificazione delle vendite all’area logistica, dall’accounting agli acquisti, fino alla reportistica. L’analisi degli obbiettivi di vendita è effettuata su base settimanale e i nostri piani aziendali si estendono su un orizzonte temporale di tre anni,” ha spiegato Mario Cavallo.

Board ha aiutato in modo significativo l’espansione internazionale di Granarolo attraverso i vari processi di fusione e acquisizione, fornendo funzionalità sia di standardizzazione sia di personalizzazione a seconda delle esigenze delle diverse società sussidiarie interessate. Come ha ricordato Mario Cavallo:

“A partire dal 2015 abbiamo acquisito o aperto 12 nuove società. Perciò avevamo bisogno di renderle parte integrante dei nostri processi finance. Ciò significava gestire oltre 10000 nuovi clienti e 5000 nuovi prodotti. Oggi la piattaforma Board fornisce un layer di Performance Management integrato che ci permette di alimentare i dati da tutte le fonti informative che ci servono” .”

L'evoluzione del Sales Performance Management a supporto di una complessa struttura di vendita: "Il forecast non è mai troppo fresco"

La struttura italiana delle vendite in Granarolo è davvero molto complessa e caratterizzata da obbiettivi molteplici, attraverso una organizzazione costituita da un team di sales management a cui riportano, progressivamente, i field manager, gli area manager e i key account. L’azienda voleva creare un agile ed efficiente piano di vendite top-down e bottom-up alimentao dalla forza vendite, che fosse coinvolta anche nella revisione degli obbiettivi commerciali. Mario Cavallo ha proseguito: “Grazie a Board oggi possiamo contare su un processo settimanale a ciclo completo che gestisce la definizione degli obbiettivi di vendita e i loro adeguamenti, supportato dai forecast commerciali. In questo modo riusciamo a reagire rapidamente sul mercato  per quanto riguarda la competizione di prezzi e promozioni, e possiamo fornire informazioni significative, basate sui dati, per ottimizare la nostra supply chain”.

Ridurre i tempi per la chiusura del ciclo contabile da 20 a 5 giorni

Con il nuovo controlling model Granarolo intendeva ridurre in modo significativo il periodo necessario al processo di pre-closing e di closing, dalla raccolta dei volumi di vendita per la chiusura del mese, fino alla generazione di report consolidati intercompany.“L’applicazione di pre-closing e closing costruita con Board è user-friendly e flessibile, e ci permette di avere i risultati economico-finanziari disponibili entro i primi cinque giorni del mese successivo, mentre prima il ciclo durava 20 giorni”. ” ha dichiarato Mario Cavallo. “Un miglioramento così importante è stato possibile perché – tra le altre caratteristiche – Board riesce a coniugare i dati finance con quelli non-finance all’interno dello stesso ambiente, supportato da workflof e processi automatizzati- La piattaforma accelera la fase di execution, richiedendo solo poche ore per l’elaborazione dell’intero processo”.

I risultati che il team finance ha raggiunto con Board mostrano ancor più la loro importanza se consideriamo i volumi dei big data di Granarolo, tra cui:

• 300.000.000 di righe di accounting data all’anno;
• 40.000.000 righe di dati di vendita all’anno;
• 1.000.000 di dati di fatturazione all’anno.

Come ha notato Mario Cavallo, “grazie a Board, il team finance impiega il 50% in meno del tempo nelle attività quotidiane e il Gruppo ha ridotto del 30% i punti di accesso informativi da gestire, promuovendo così l’approccio “Single Version of the Truth” della piattaforma”.”

Potenziare le attività di logistica e distribuzione: "Ogni mattina in ogni casa"

Per un’azienda del settore caseario come Granarolo è fondamentale consegnare i prodotti ogni giorno in modo tale da garantire la loro freschezza e al contempo mantenendo costante l’efficienza del servizio. Come azienda che movimenta 850000 tonnellate di oltre 2000 articoli (SKU) all’anno, Granarolo ha concepito il nuovo processo distributivo per ottimizzare i costi ed automatizzare quelle attività del team finance che in precedenza erano dedicate al calcolo manuale dei costi logistici e della gestione delle transazioni intercompany. Mario Cavallo ha spiegato:“Dopo aver raccolto i dati dei volumi di vendita attraverso Board, utilizziamo la piattaforma per calcolare i volumi di trasporto e perfezionare i viaggi logistici di conseguenza. Dopodiché calcoliamo i costi variabili, inclusi quelli per la consegna ai clienti, e infine riceviamo i costi logistici completi e i dati della fatturazione intercompany. Tutto ciò significa che con Board abbiamo vantaggi tangibili, non solo in termini di riduzione di tempo, ma anche di maggior efficacia della filiera.”

Anche in questo caso le capacità di Board di coniugare diversi processi di planning e analisi attraverso molteplici area dell’organizzazione sono state fondamentali. Infatti Granarolo ha utilizzato la piattaforma per integrare le attività commerciali con quelle della distribuzione all’interno del nuovo ambiente di controlling, dove gli utenti possono creare e gestire simulazioni e valutare differenti scenari di business, sulla base di un insieme predefinito di metriche e dimensioni di analisi.

Algoritmi di ottimizzazione per trovare la strada più breve dalla produzione alla vendita

L’acquisto del prodotto naturale, alla base della lavorazione successiva, rappresenta più del 50% dei costi totali della supply chain di Granarolo. Per questo motivo il nuovo modello di controllo è stato progettato per ottimizzare i costi migliorando la distribuzione del latte dal sito di produzione fino alla vendita:“Uno dei principali problemi che dovevamo risolvere era quello di trovare la miglior via per guidare una filiera caraterizzata daprodotti come i nostri, che sono molto dipendenti dalle tempistiche di gestione. Il latte è prodotto dalle nostre mucche ogni giorno, e avevamo bisogno di assicurare che nemmeno un litro di esso fosse buttato via o si deteriorasse,,” ha affermato Mario Cavallo.

Il nuovo processo di acquisto è stato concepito all’interno della piattaforma Board per collegare perfettamente le vendite con la produzione, risultando in una riduzione dei tempi pari a due settimane. Board genera i sales forecast e identifica i requisiti di volumi di prodotto per ciascuna area geografica, integrando al contempo questa informazione con la disponibilità di prodotto definita per ciascun impianto di produzione. Sulla base di tale informazione, un algoritmo di ottimizzazione assegna a ogni sito la quantità di consumo di prodotto. Attraverso questo algoritmo di Board è stato anche possibile minimizzare i trasferimenti interni del prodotto perché il controllo della sua disponibilità e le capacità di ciascun sito sono molto accurate. Le conseguenze di questi miglioramenti si sono tradotte in un impatto positivo sui costi di produzione. In aggiunta, utilizzando le funzionalità di simulazione di Board, Granarolo può avvalersi dell’analisi degli scenari di business per esaminare i propri asset di produzione in modo altamente dettagliato.

Un'unica piattaforma per il bilancio consolidato e la Control Tower del reporting

La struttura composta da società sussidiarie di Granarolo è complessa, in quanto comprende più di 30 società, 14 delle quali all’estero, con un ampio insieme di diversi sistemi ERP e relative contabilità economico-patrimoniali differenti. Di conseguenza il team di controllo di gestione aveva bisogno di implementare un processo di financial consoldation seguendo sia i principi contabili Local che quelli di IFRS Gaap, dalla raccolta dei dati fino alla generazione dei report consolidati. Per rispondere a questa esigenza, Granarolo si è avvalsa dell’applicazione Board Financial Consolidation che, allo stesso tempo, agisce come soluzione unificata per tutte le finalità di reportistica e analytics, essendo l’analisi e la BI incorporate nella stessa piattaforma software.“Come soluzione per il reporting del nostro Gruppo, Board è la control tower della nostra azienda. Possiamo dire che abbiamo <<un Gruppo e un Board>> perché con la stessa piattaforma riusciamo a gestire tutte le fasi del consolidamento di bilancio, dal caricamento dei report contabili – incluse le informazioni provenienti dai modelli di SAP con cui Board è perfettamente connesso -, attraverso le intercompany elimination e i manual adjustment, fino al reporting consolidato. Con una piattaforma gestiamo in modo automatico e integrato tutti i documenti economico-finanziari – stato patrimoniale, conto economico e flusso di cassa – potendo valutare al contempo i nostri KPI significativi, basandoci sugli stessi insiemi di dati di cui si avvalgono i processi finance”,” ha commentato Mario Cavallo.

Un business plan orientato al futuro

La trasformazione del modello di planning e control, guidato dal management di Granarolo attraverso l’utilizzo della soluzione Board, ha coinvolto anche la dimensione strategica del Gruppo, con la creazione di piani di business triennali:

“In questa dimensione strategica definiamo gli obbiettivi di business, che devono essere realistici, ma anche ambiziosi. Il processo deve collegare varie parti della nostra visione della pianificazione finanziaria,” ha spiegato Mario Cavallo.

Per raggiungere questi risultati con la piattaforma Board, Granarolo ha costruito un modello di integrated planning che copre in un piano pluriennale le aree di: business profitability, financial planning, reconciliation del Gruppo e delle diverse viste delle attività di accounting. Inoltre i modelli conformi agli standard IAS e IFRS sono stati incorporati nel processo per garantire la compliance normativa con il controllo della sostenibilità economico-patrimoniale.“Grazie a Board oggi possiamo creare un piano finanziario robusto attraverso simulazioni e proiezioni. Riusciamo ad effettuare un reporting globale sul lungo termine, incluse le previsioni di cassa trimestrali e le previsioni sui crediti verso clienti basati sui days sales outstanding; analogamente creiamo previsioni sui debiti verso fornitori tenendo basandoci sui days payable outstanding. Riusciamo anche a definire sia gli investimenti materiali che immateriali, creando un Capex plan, compreso un depreciation plan”  ha concluso Mario Cavallo.