S&OP, pianificazione dei costi e analisi delle vendite unificate in Syngenta

Il Gruppo Syngenta – azienda multinazionale Svizzera formatasi nel 2000 dalla fusione tra Novartis Agribusiness e Zeneca Agrochemicals – con un fatturato di oltre 13 miliardi di dollari all’anno è il primo gruppo al mondo interamente dedicato all’agricoltura. Syngenta in Italia, con un fatturato che supera i 200 milioni di Euro, impiega circa 400 persone distribuite tra uffici, siti produttivi, centri per la sperimentazione con sedi Oltre alle attività di commercializzazione di agrofarmaci e sementi, il Gruppo svolge in Italia attività di ricerca e produzione di sementi di mais e barbabietola da zucchero in parte destinate all’esportazione. Inoltre, a Milano ha sede la direzione del Development Centre South East Europe, uno dei cinque centri di ricerca e sviluppo della regione Europa, Africa e Medio Oriente.
 

Le profonde "radici" di Board in Syngenta

In Italia la storia di Board comincia ancora prima della fondazione di Syngenta nel 2000, costituitasi attraverso la fusione tra Novartis Agribusiness e Zeneca Agrochemicals. In quel periodo, Board si era già affermato internamente in Sandoz (azienda successivamente acquisita da Novartis) che lo utilizzava nella divisione Agrofarmaci e Protezione Piante per la reportistica delle Vendite e Spese per il Reporting di Consolidamento e per il supporto al planning. Ma la prima installazione risale già al 1994, con la versione Board 2.0.

Planning, Costing & Analisi vendite: un approccio integrato

Grazie alla flessibilità e alla capacità di integrare evolute capacità di analisi e pianificazione, l’utilizzo di Board si estende nel tempo in azienda, sino a farlo diventare lo strumento di riferimento a livello country per le aree “Cost & Planning” e “Sales & Operation Planning”.
Delle due implementazioni, la seconda costituisce il processo cardine della società. È infatti il sistema grazie al quale vengono riverificate le previsioni di vendita su base periodica per le funzioni di vendita e marketing.
Un passaggio chiave per l’estensione di Board in azienda, avviene poi nel 2011, quando Syngenta decide di integrare su scala mondiale le forze commerciali di Crop e Seeds. “Questa decisione organizzativa” – commenta Ezio de Nittis, IS Business Partner per Syngenta Crop Protection e Syngenta Seeds Italia – “ha richiesto un’azione rapida e precisa e uno sforzo in termini di uniformità di gestione dei dati, proprio a due mesi dall’inizio del nostro periodo di picco.”
Serviva quindi un sistema di reportistica che acquisisse i dati da SAP (utilizzato in Seeds) e presentasse statistiche di vendita per le aree Corn e DFC e Vegetables in modalità integrata. A quel punto, vista la flessibilità e il time to solution da sempre garantiti dallo strumento, si decise di utilizzare Board per la gestione dell’intero processo di supporto al planning e forecasting integrando i dati provenienti da SAP con quelli raccolti dal field.
 

Cost and Planning (Spese)

“Si tratta di un processo di budgeting dei costi gestionali, a servizio di oltre 30 utenti, in cui viene fatto un forte uso delle possibilità offerte da Board in termini di gestione della sicurezza e in termini di possibilità di gestione multidimensionale del data-entry” – illustra Maridia Banfi, Business Process Analyst di Syngenta Italia – “Ogni responsabile funzionale infatti vede le spese del proprio centro di costo, mentre i responsabili di spese trasversali (le Risorse Umane per paghe e stipendi per citare un caso) vedono le spese su tutti i centri di costo. I dati di budget vengono inseriti dai responsabili dei centri di costo e dai responsabili delle spese trasversali a seconda dei livelli di sicurezza, che rispecchiano un’organizzazione a matrice. Un vero e proprio processo collaborativo, attraverso cui si va a definire un budget annuale condiviso tra diverse funzioni e a rivederlo a cadenza trimestrale.”

Scorecard posizione finanziaria clienti

“Tra le applicazioni sviluppate, una è dedicata al Finance che utilizza Board per una scorecard di valutazione di solvibilità dei clienti basata sul calcolo dei comuni indici come DSO o DPO." – prosegue Banfi – “Il personale Finance e Credito raccoglie dati patrimoniali dei clienti con l’obiettivo, grazie a una serie di procedure, di attribuire un punteggio al cliente per capirne la solidità finanziaria. Questi dati vanno ad alimentare il sistema dei dati di vendita e dei sistemi di pagamento.”

Sales and Operation Planning (SOP)

L’applicazione Board, internamente denominato SOP, legge ed elabora i dati di vendita a scopo di analisi statistica. Il Sales dashboard viene rappresentato con Board Standard per quanto riguarda gli utenti presenti in sede e con Board Web per gli utenti esterni (agenti). Ovviamente, ogni venditore ha una profilazione di sicurezza specifica, che limita le sue capacità di inserimento e visualizzazione dati a clienti, aree, prodotti per i quali è responsabile.

Il processo di planning si articola in due distinte fasi, in cui i dati vengono raccolti a diversi livelli di aggregazione:

• Sull’anno corrente, si raccolgono le previsioni dalla forza vendita, con un alto livello di dettaglio. I dati raccolti riguardano la quantità di prodotto richiesta in una certa area geografica di vendita, e vengono utilizzati per ottimizzare la Supply Chain sia in termini di disponibilità dei prodotti a magazzino, sia in termini di ottimizzazione della profittabilità, quando non sia possibile rispondere in modo completo a tutte le richieste provenienti dal mercato.
• Sull’anno successivo fino al 27esimo mese, è il personale di Marketing a operare su previsioni a un livello più alto, prendendo in considerazione solo il prodotto e l’area di vendita, senza le ulteriori informazioni di dettaglio.

Le revisioni sui dati vengono eseguite entro il terzo giorno lavorativo del mese. A quel punto, è compito delle varie funzioni aziendali quali Crop Manager, Area Manager, Marketing Manager e così via, inserire le variazioni necessarie, in positivo o in negativo, secondo i parametri richiesti (prodotto per prodotto, mese per mese ecc). Successivamente, durante le riunioni in cui intervengono Finance, Vendite e Supply Chain, si decide se accettare o meno tali variazioni. Il passo finale è poi la stesura del nuovo piano validato e comprensivo delle modifiche. Tale piano sarà inviato alla Supply Chain per l’eventuale modifica della produzione e alla Logistica per la verifica dei prodotti che sono a magazzino o addirittura per l’invio diretto del prodotto stesso se questo è disponibile.

“Il tutto, avviene sempre sotto il presidio della funzione Finance, anche perché, spesso, di fronte ad una supply-chain con tempi tecnici molto lunghi e tendenzialmente immutabili "– afferma Maridia Banfi – "devono essere prese delle complesse decisioni di distribuzione del materiale disponibile nel breve termine, con l’obiettivo di ottimizzare la profittabilità complessiva dell’azienda.”
“Un’innovazione introdotta lo scorso anno è il monitoraggio delle previsioni con un processo di Forecast Accuracy, in cui si analizzano le previsioni dei tre mesi antecedenti rispetto al venduto e si verifica se si sono effettivamente avvicinate alla realtà.”

“In tutto questo – prosegue Maridia Banfi – Board supporta l’intero ciclo aziendale, dalla produzione alla vendita e alla consegna, permettendo al management di avere sempre a disposizione non solo i dati necessari, ma anche precise informazioni riguardo ai dati stessi e al loro collegamento con le decisioni precedentemente prese. La differenza è percepibile in qualsiasi meeting, dove diventa possibile trarre conclusioni seduta stante e condividere e documentare quanto stabilito per azioni future. Non un mero software che fornisce i dati, ma un valido supporto ai processi collaborativi di decision making.”
 

Progetti futuri

“Oggi” – afferma Ezio de Nittis, IS Business Partner per Syngenta Crop Protection e Syngenta Seeds Italia – “abbiamo avuto l’autorizzazione per procedere al supporto locale con progetti di Forecasting e Planning per la parte Seeds. Quindi l’obiettivo è, nei prossimi mesi, adottare lo stesso approccio SOP (Solution Operation Planning) che per ora è adottato solo per l’area Crop Protection.”

Punti di forza di Board

“I vantaggi che ci hanno spinto a preferire Board rispetto ad altri strumenti possono essere sintetizzati affermando che “Board è apprezzato nel suo insieme”. In particolare, tra gli aspetti vantaggiosi” – afferma de Nittis – “vogliamo sottolineare quelli che seguono.”

Rapidità di sviluppo e autonomia del cliente

“Flessibilità dello strumento, accompagnato dal modello di supporto, possibilità di costruire in tempi rapidi esattamente quel che serve.
Syngenta è completamente autonoma nello sviluppo e nella gestione dell’applicazione Board.”
 

Usabilità dei dati

“Possibilità non solo di visualizzare i dati, ma anche di poterli modificare con facilità.
Questo è il vantaggio che distingue Board in modo assoluto ed è una caratteristica che, mentre con gli altri strumenti tende a rimanere una promessa sulla carta, con Board è una realtà.”

Univocità del dato

“Con Board si lavora su un unico database contenente i dati di vendita e il processo SOP, il tutto consolidato con un’unica quadratura anziché tramite cubi diversi. In questo modo, ogni processo legge lo stesso dato e le analisi vengono effettuate su una stessa base dati anziché su cubi diversi, garantendo univocità e allineamento delle informazioni per l’intera organizzazione” – afferma Maridia Banfi, Business Process Analyst.
 

Collaborazione

“Possibilità di potersi immedesimare e comprendere le necessità dell’utente. In una riunione tra più persone per esempio, al lato pratico è importante che ognuno possa osservare i dati secondo il proprio punto di vista, in modo immediato, tramite un’interazione diretta possibilmente effettuata nella stessa schermata. Così Board diventa un supporto alla collaborazione tra colleghi, la discussione diventa più facile e i dati comprensibili. In assenza di questa capacità di navigare e interagire in modo immediato con i dati, invece, si perde questa caratteristica e la discussione diventa più complicata e fuorviante.”
 

Facilità di utilizzo

“Un altro aspetto chiave – afferma de Nittis – che dimostra la facilità di utilizzo dello strumento, è il livello di indipendenza sul prodotto raggiunto dagli utenti avanzati, che riescono a crearsi senza nessun aiuto le analisi e i reports di cui necessitano.”
“Questo aspetto porta con sé tre benefici:

• Alleggerimento dell’IT: l’utente non ha più bisogno del supporto tecnico per ottenere i risultati desiderati.
• Autonomia: l’utente è autonomo nella gestione dei report. Per esempio, se un utente ritiene che, per rendere una riunione efficace, occorra un diverso tipo di report, questi lo crea direttamente e lo rende disponibile agli altri utenti.
• Tempistiche: l’esecuzione è immediata. Quando un utente ha bisogno di un report se lo crea all’istante.”